Home / Studium przypadku Międzymiastowa

Case Study

Międzymiastowa - kompleksowe rozwiązania dla restauracji

Międzymiastowa - kompleksowe rozwiązania dla restauracji
Międzymiastowa - kompleksowe rozwiązania dla restauracji

Case Study

Międzymiastowa - kompleksowe rozwiązania dla restauracji

Przyspieszenie obsługi klienta o
54%
Szybsza inwentaryzacja o
82%
Zaoszczędzone godziny pracy
48h

Projekt:

Kompleksowa poprawa działania lokalu

Sektor:

Gastronomia

Lokalizacja:

Kraków, Polska

Produkt:

GoPOS, Mobilny Kelner, E-menu, GoStock, GoKDS, GoClient, GastroSupplier

O restauracji Międzymiastowa

Restauracja Międzymiastowa powstała w 2016 roku. Jej początkowa lokalizacja znajdowała się na terenie dawnych Dolnych Młynów - miejsca zrzeszającego krakowskie restauracje, bary oraz kluby muzyczne. Mimo dużej konkurencji w pierwotnej lokalizacji restauracji, ta szybko zaczęła cieszyć się coraz większą renomą i zbudował silną pozycję na rynku gastronomicznym.

Od lipca 2021 roku lokal mieści się na Rynku Głównym 34 w Krakowie. Nowe miejsce usytuowane między starym, a nowym miastem przyciąga klientów atrakcyjną lokalizacją, a także autorskimim pomysłami, jak np. cyklicznie powracający w okresie letnim klub plenerowy na dziedzińcu Pałacu Spiskiego.

Oferta restauracji inspirowana jest kuchnią, smakami i zwyczajami miast od Berlina, Sztokholmu, Barcelony oraz Tel Avivu, aż po miejsca bardzo odległe jak LA, Mexico City, Nowy Jork czy Tokio. Co więcej, Międzymiastowa to nie tylko restauracja, ale również koktajl bar, przez co - jak sama mówi - woli określać się miejscem spotkań.

Wyzwanie

Rynek gastronomiczny, ze względu na dużą konkurencję, bez wątpienia wymaga szczególnie rozważnego zarządzania i wprowadzania nowych rozwiązań, pomagających usprawniać proces obsługi klienta. Lokal musi być czysty i zadbany, pracownicy z należytą starannością obsługiwać gości, a potrawy i napoje wychodzące z kuchni czy baru odpowiednio i szybko przygotowane. Doskonale o tym fakcie zdaje sobie sprawę Pani Marlena, manager restauracji Międzymiastowa.

Przed wprowadzeniem oprogramowania GoPOS lokal, przez blisko 2 lata, korzystał z konkurencyjnego systemu sprzedażowego. Do pozostania naszym klientem przekonała ich oferta bardziej dopasowana do indywidualnych potrzeb, a także fakt, że wybierając nasze oprogramowania nie będą zmuszeni do wymiany i zakupu nowego sprzętu.

Przed jakimi wyzwaniami stanął nasz klient?

Za obsługę gości na terenie nowo powstałego lokalu odpowiedzialnych jest (na jednej zmianie) 10 kelnerów, którzy obsługują blisko 70 stolików. Kelnerzy do dyspozycji posiadają 4 stacjonarne stanowiska POS, co w przypadku umiarkowanego ruchu powinno wystarczyć. Wyzwaniem okazują się godziny szczytu, podczas których taka ilość często jest zdecydowanie za mała. Dlatego też szczególnie poszukiwane było rozwiązanie, które pomogłoby rozwiązać problem tworzących się kolejek przed stanowiskiem POS oraz znacznie przyspieszyć obsługę kelnerską.

Prowadzenie dużej restauracji wymaga zwracania uwagi na najdrobniejsze szczegóły. Należy między innymi zadbać, by w magazynie znajdowała się zawsze odpowiednia ilość produktów. Brak szczegółowych raportów na temat kończących się towarów i tego, co najlepiej się sprzedaje powodowało, że klient pragnący zamówić konkretną potrawę musiał obejść się smakiem i wybrać coś innego z karty menu. Co więcej, tworzenie szczegółowych list zakupowych i dostaw dla tak dużego obiektu zajmowało zbyt wiele czasu i często okazywało się nieprecyzyjne.

Tradycyjna inwentaryzacja to niezwykle czasochłonny proces, podczas którego nietrudno o pomyłkę. Żmudna i długotrwała sprawia, że managerowie niechętnie wykonują ją regularnie, przez co nie są w stanie na bieżąco maksymalizować swoich zysków. Do tego ta przeprowadzana w sposób tradycyjny często okazuje się nieprecyzyjna i z licznymi błędami.

Dla każdej gastronomii szczególnie ważne jest dbanie i nieustanne rozwijanie relacji na linii restauracja - konsument. W Międzymiastowej istotne okazało się wdrożenie programów lojalnościowych, które pozwoliły zachęcać konsumentów do częstszych i bardziej systematycznych odwiedzin w lokalu, a także przyciągać do niego zupełnie nowych gości.

W lokalach, gdzie menu zmienia się sezonowo, a w karcie często pojawiają się dodatkowe pozycje, cały proces zabiera zbyt dużo czasu i wiąże się z niepotrzebnymi wydatkami. Managerka lokalu poszukiwała zatem rozwiązania, które pozwoliłoby generować znacznie szybsze zmiany menu i otrzymywać wszystkie modyfikacje na bieżąco, zaoszczędzając przy tym na kosztach ciągłego drukowania kart. Co więcej, właściciel poszukiwał też innowacji, które zwrócą uwagę klientów, a przy tym pozwolą jeszcze bardziej przyspieszyć ich obsługę.

Biorąc pod uwagę powyższe wyzwania zdecydowaliśmy się wprowadzić do naszego klienta uniwersalne i spersonalizowane rozwiązania, które pomogły rozwiązać wszystkie problemy.

Rozwiązanie

System sprzedażowy GoPOS

Współpracę z naszym klientem rozpoczęliśmy na początku sierpnia 2018 roku. W porównaniu do poprzedniego systemu sprzedażowego największej poprawie uległa jakość i czas obsługi klienta. Ponadto nasze oprogramowanie umożliwiło managerowi znacznie bardziej efektywne zarządzanie, możliwość wprowadzania do systemu zmian w czasie rzeczywistym z dowolnego urządzenia osobistego oraz kompleksowe analizy na temat sprzedaży, czy stanów magazynowych. Ponadto skróceniu uległ także czas potrzebny na rozliczanie pracowników - dotychczasowe wyzwanie dla właścicieli - gdyż taki proces zajmował zbyt dużo czasu.

Mobilni kelnerzy

Aby skrócić czas obsługi klienta i zredukować liczbę pomyłek wprowadziliśmy rozwiązanie o nazwie “Mobilny Kelner”. Personel zajmujący się obsługą gości na terenie restauracji został wyposażony w tablety z oprogramowaniem sprzedażowym GoPOS. Dzięki temu zamówienia są przesyłane bezpośrednio na bar lub kuchnię, a pracownik nie musi tracić czasu na ciągłe bieganie do stacjonarnego POS’a. Kiedy danie jest gotowe, informacja o jego statusie zostaje automatycznie przesłana i pojawia się na tablecie kelnera. Całość redukuje niepotrzebne błędy oraz pozwala obsłużyć większą ilość gości w krótszym czasie, co wpływa bezpośrednio na szybszą rotacją stolików, co w praktyce oznacza wyższą sprzedaż.

Dodatkowo poprzez urządzenie mobilne jesteśmy w stanie pokazać konsumentowi, w jaki sposób wygląda zamówiona przez niego potrawa, a sam pracownik może zaoferować najlepiej pasujące dodatki, przypisane jako “sugerowane”. W rezultacie nawet nowi kelnerzy mogą prowadzić sugestywną sprzedaż bez znajomości całej karty menu. Pośród innych funkcjonalności znajduje się również możliwość przypisywania kolejności serwowania dań, a także integracja z terminalem płatniczym oraz dowolne łączenie i dzielenie rachunków, co jeszcze bardziej podnosi jakość oferowanych usług i wpływa na zadowolenie klientów. Dzięki temu gości mogą opłacić zamówienie zgodnie z ich preferencjami. W przypadku awarii Internetu cała sprzedaż może odbywać się nawet w trybie offline.

Green dots

E-menu

Międzymiastowa oprócz tradycyjnej karty menu zdecydowała się także na wprowadzenie narzędzia, które cieszy się sporym zainteresowaniem za granicą, a w Polsce nabiera coraz większej popularności. Innowacyjne E-menu pozwala na umieszczenie w lokalu specjalnie wygenerowanego QR kodu, który po zeskanowaniu za pomocą telefonu przekieruje klientów do menu restauracji. Dzięki niemu klienci mogą nie tylko przeglądać kartę dań, ale również złożyć zamówienie i dokonać za niego płatności. Takie rozwiązanie pozwala znacząco skrócić czas obsługi gości oraz zwiększyć ich komfort i satysfakcję. Dodatkowo to także szansa na ogromną oszczędność papieru. W lokalu, w którym karta dań zmienia się sezonowo, ciągłe drukowanie nowych wersji było nie tylko stratą kosztów, ale też czasu poświęcanego na cały proces. Wirtualne menu umożliwia wprowadzanie zmian w kilka sekund oraz ich natychmiastowy podgląd.

Inną zaletą tego rozwiązania jest także możliwość zwiększenia sprzedaży. Wzbogacenie karty dań o atrakcyjne i apetyczne zdjęcia serwowanych potraw przykuwa uwagę klientów i zachęca do złożenia większej ilości zamówień.

Z myślą o zagranicznych konsumentach narzędzie umożliwia ponadto wprowadzenie wielojęzycznego menu. Lokalizacja restauracji sprawia, że lokal często odwiedzają zagraniczni turyści. QR code menu pomaga skutecznie wyeliminować nieporozumienia i przyjmować wszystkie zamówienia bez zbędnych błędów.

Wzrost szybkości obsługi o
54%
Szybsza rotacja stolików
22%
Tworzenie raportów szybsze o
62%

Jak działa E-menu?

Zobacz, jak wygląda cały proces.

Green dots
Jak działa E-menu?
video-4SghLUOe2vc

System wyświetlania zamówień na kuchni

W kuchni wprowadzony został system KDS, czyli narzędzie pozwalające na sprawną i precyzyjną komunikacją pomiędzy salą, a kuchnią. Zamówienie przyjęte na tablecie lub stacjonarnym POS trafia bezpośrednio na ekran urządzenia znajdującego się w kuchni, co minimalizuje wszelkie błędy i pozwala na precyzyjny przepływ informacji w lokalu. Po zrealizowaniu zamówienia kucharz jednym kliknięciem wysyła informacje o gotowym posiłku, którą otrzymuje kelner.

System magazynowy

Systemy magazynowe odpowiadają za dokładniejsze kontrolowanie liczby produktów w restauracji. Manager Międzymiastowej - Pani Marlena - poszukiwała narzędzia, które pozwoliłoby znacznie usprawnić zarządzanie miejscem magazynowym w lokalu. Zaproponowane przez nas rozwiązanie nie było dla niej nowością, natomiast posiadało to, czego wcześniejszym programom brakowało.

Wdrożony system GoStock daje możliwość tworzenia i generowania szczegółowych raportów zakupów oraz dostaw, aktualizując na bieżąco stany magazynowe względem wykorzystanych składników. Narzędzie z wyprzedzeniem dostarcza informacji o przekroczonych stanach minimalnych, przeterminowanych towarach, a także pozwala generować raporty na temat produktów, które się nie sprzedają. Takie dane pozwalają na precyzyjne zarządzanie miejscem magazynowym w lokalu, minimalizują ilość niepotrzebnych strat, wzmagają ilość zysków, a także dają możliwość szybkiego uzupełniania wszystkich braków na czas.

Aplikacja do inwentaryzacji

Inwentaryzacja to jeden z najbardziej pracochłonnych procesów w każdym lokalu gastronomicznym. Dzięki specjalnej aplikacji może ona ulec przyspieszeniu. Wprowadzone przez Międzymiastową narzędzie przyspieszyło cały proces o 82%. Od teraz przeprowadza się ją sprawnie i intuicyjnie za pomocą telefonu komórkowego oraz kodów kreskowych. Szczególnemu usprawnieniu uległa także inwentaryzacja alkoholi, gdyż dzięki wygodnej wadze, która automatycznie przeliczy butelki na pojemność w litrach, cały proces zamyka się w kilku minutach, a przy tym staje się precyzyjny.

Automatyzacja zakupów za pomocą GastroSupplier

GastroSupplier to aplikacja, która pozwala na automatyzację procesu zamówień. Przed jej wprowadzeniem manager restauracji musiała samodzielnie wyszukiwać, a następnie ręcznie tworzyć i spisywać nazwy hurtowni oraz ceny produktów. GastroSupplier odpowiada za porównywanie cen i wybór dostawców posiadających najkorzystniejszą ofertę.

Programy lojalnościowe

Korzystanie z programów lojalnościowych oraz obsługa zniżek i rabatów to świetny sposób, by utrzymać obecnych klientów i pozyskać tych nowych. Aplikacja GoClient pozwoliła restauracji na nagradzanie gości poprzez przyznawanie im Kart Stałego Klienta, dzięki czemu Ci chętniej powracją do lokalu. W zwiększeniu sprzedaży wśród nowych konsumentów pomocne okazały się kupony i vouchery rabatowe, które również możliwe są do wygenerowanie dzięki aplikacji. W rezultacie lokal osiąga nie tylko większe zyski, ale też cieszy się jeszcze lepszą rozpoznawalnością.

Wyniki

Dzięki połączeniu Mobilnego Kelnera z systemem KDS, czas obsługi gości skrócił się o 54%, gdzie za 68% tego wyniku odpowiada szybkość obsługi klienta przez kelnera wraz z natychmiastowym przesłaniem zamówienia do kuchni. Warto również dodać, że średni czas oczekiwania gości na posiłek skrócił się o 9 minut, a na otrzymanie rachunku o 5 min. Wszystko to przekłada się na szybszą rotację stolików, nawet o 22%. Wprowadzone funkcjonalności wyeliminowały problem gromadzących się kolejek przed stanowiskiem POS i usprawniły pracę kelnerów. Dzięki temu są oni w stanie szybciej obsługiwać klientów, a co za tym idzie - realizować jeszcze więcej zamówień. Wszystko to złożyło się także na wzrost zadowolenia gości, którzy jeszcze chętniej powracają do lokalu.

Wzrost szybkości obsługi o
54%
Szybsze wydawanie posiłku o
9min
Szybsza rotacja stolików
22%

System GoStock pozwolił na oszczędność 2000 zł miesięcznie dzięki precyzyjnemu zarządzaniu miejscem magazynowym i informacjom o przekroczonych stanach minimalnych z wyprzedzeniem. Dzięki raportom manager jest w stanie uzupełniać towary na bieżąco, a klienci nie muszą już liczyć się z ewentualnością braku, któregoś z dań w ofercie. Tworząc zestawienia towaru po najniższych cenach z aplikacją GastroSupplier, restauracja zaoszczędza 1000 zł miesięcznie na różnicach cenowych zamawianych produktów oraz do 18h na pracy managera.

Oszczędność na wyrzucaniu jedzenia
2000zł
Oszczędność na kupowanych produktach
1000zł
Wzrost zaoszczędzonych godzin pracy managera
18h

Przeprowadzanie inwentaryzacji przy pomocy telefonu komórkowego, kodów kreskowych oraz wagi pozwoliło ograniczyć dotychczasowe błędy wynikające z ręcznego liczenia, nawet o 38%. Równocześnie czas poświęcany przez pracowników na przeprowadzanie inwentaryzacji skrócił się aż o 82%, co skutkuje około 48 zaoszczędzonymi godzinami pracy zespołu w ciągu miesiąca.

Mniej błędów o
38%
Szybsza inwentaryzacja o
82%
Zaoszczędzone godziny pracy
48h

Poprzez automatyczne generowanie precyzyjnych raportów w celu analizy sprzedaży, manager zaoszczędził średnio 23h pracy. Automatyczne rozliczanie czasu pracy całego zespołu przyniosło oszczędność rzędu 28h, a monitorowanie spóźnień przeniosło się na zaoszczędzeniu średnio 5h pracy pracownika.

Oszczędność godzin na tworzeniu raportów
23h
Oszczędność godzin na rozliczaniu pracowników
28h
Więcej godzin pracy pracownika
5h

Co więcej, nasz system i wszystkie funkcjonalności docenia nie tylko właściciel, ale i konsumenci. Wprowadzone przez restauracje programy lojalnościowe sprawiły, że lokal zaczęło odwiedzać coraz więcej nowych gości, a stali klienci jeszcze chętniej do niego powracają. Dowolne rabaty i promocje cykliczne przyciągają konsumentów nie tylko w weekendy, a managerowi dają możliwość ich dowolnej konfiguracji. W ten sposób sprzedaż w lokalu wzrosła o 37%, a jego rozpoznawalność o 45%.

Szczególnie przydatnym narzędziem okazało się także QR code menu, które umożliwia dowolną konfigurację karty dań i oszczędność do nawet 100% miesięcznie na kosztach ich drukowania. Dodatkowo wszystkie zmiany otrzymywane są teraz na bieżąco, stąd klienci natychmiast dowiadują się o wszystkich nowościach. Także oni chętnie korzystają z wprowadzonej innowacji, doceniając przede wszystkim jej wygodę użytkowania i dostępną opcję podglądu zdjęć wszystkich serwowanych potraw.

Wzrost sprzedaży o
37%
Oszczędność na drukowaniu nowych kart
100%
Wzrost rozpoznawalności o
45%
Green dots
Quote mark

Tworząc nasze oprogramowanie staramy się, aby klientom dostarczało ono kompleksowych rozwiązań, a przy tym tych, dobranych do ich indywidualnych potrzeb. W końcu każdy lokal jest inny, a jego wyzwania różnią się w zależności od wielu aspektów. W przypadku Międzymiastowej zadbaliśmy, aby przy pomoc jednego systemu poprawie uległy różne elementy, jak obsługa gości, komunikacja z kuchnią, proces inwentaryzacji, czy zarządzanie stanami magazynowymi. Nasze innowacyjne narzędzia (w tym Mobilny Kelner czy E-menu) pozwoliły podnieść poziom pracy całego personelu, ale też ogólne wrażenia klientów lokalu.

Grzegorz Kożuchowski
Generalny dyrektor, GoPOS

Yellow dots

Wypróbuj GoPOS przez 14 dni za darmo