Odpowiednie zarządzanie zespołem wiąże się z wieloma wyzwaniami. Ustalanie harmonogramu czy przypisywanie określonych obowiązków każdemu z pracowników na zmianie tak, aby każdy z nich był usatysfakcjonowany, nie jest łatwe. Może prowadzić to do niepotrzebnych konfliktów utrudniających funkcjonowanie całego biznesu. Przeczytaj w tym artykule, jak radzić sobie z tego typu nieporozumieniami i jak za pomocą odpowiednich narzędzi skutecznie zapobiegać im w przyszłości.
Jakie nieporozumienia mogą pojawić się podczas planowania harmonogramu?
Proces powstawania, a także działania dobrego harmonogramu nie jest łatwy. Szczególnie jeśli napotkasz po drodze przeciwności. Możesz przypisać kogoś do pracy w dniu, w którym miał być nieobecny, choć wcześniej dostałeś od pracownika informacje na ten temat. Istnieje także ryzyko, że w każdej chwili ktoś z Twojego personelu może zadzwonić i poinformować Cię, że nie pojawi się w pracy, np. z powodu choroby czy nagłych problemów rodzinnych. Jesteś zobowiązany wtedy do poszukiwania zastępstwa, a także zminimalizowania braków w kadrze. Jeśli jednak regularnie zarządzasz personelem, musisz pamiętać, aby odpowiednio rozporządzać obowiązkami. Zmiana musi być podzielona na pozycje, takie jak szefowie kuchni, kelnerzy czy kasjerzy. Każdy musi znać swoje miejsce, zakres obowiązków, a także godziny pracy. To klucz do skutecznego zarządzania. Niewłaściwy personel na zmianie może negatywnie wpłynąć na sprzedaż. Jednak to nie wszystko. Zwracaj uwagę na nowych pracowników. Dopasuj harmonogram tak, aby nie zostali oni sami w godzinach szczytu i zawsze obok był ktoś, kto będzie wiedział jak mu pomóc i doradzić. Taki członek zespołu musi również zostać dobrze przeszkolony i wprowadzony w zasady panujące w Twojej restauracji.
Jak rozwiązywać konflikty w grafiku pracowników restauracji?
1. Opublikuj harmonogram z dużym wyprzedzeniem
Aby pomóc uniknąć konfliktów w planowaniu, opublikuj pierwszy projekt harmonogramu z dużym wyprzedzeniem. Dzięki temu nie tylko Ty, ale i Twoi pracownicy zyskają czas na to, aby zaplanować swoje życie osobiste mając na uwadze przyszłe zmiany w pracy. Z kolei Ty, jako właściciel, będziesz mógł dokonywać wszystkich poprawek w harmonogramie, gdy zmiany będą ze sobą kolidować. Jeśli udostępnisz grafik dzień przed jego wejściem w życie, pracownicy nie będą mieli czasu na dostosowanie się do pracy, co negatywnie wpłynie na realizację ich obowiązków, a także stosunki między wami.
2. Skorzystaj z automatyzacji
Na rynku pojawia się coraz więcej rozwiązań technologicznych, które ułatwiają zarządzanie biznesem, również w branży gastronomicznej. Zaawansowane oprogramowanie POS pomaga obsługiwać i zapobiegać konfliktom planowania poprzez automatyzację dużej części procesu. To duże i przede wszystkim skuteczne wsparcie dla właścicieli. Dzięki niemu ułatwisz przygotowywanie grafików, bo system zbiera różne istotne dane, które następnie możesz analizować i wykorzystywać w planowaniu. Korzystając z systemu, możesz monitorować oblężenie w lokalu. Taka kontrola ilości klientów pomoże określić Ci odpowiednią liczbę pracowników i przypisać do nich obowiązki. Jesteś w stanie również sprawdzać kto zalogował się do systemu – kontrolując moment rozpoczęcia oraz zakończenia pracy swojej obsługi, a także ile w konkretnym dniu sprzedał każdy z zespołu. To również bardzo przydatne dane, które wesprą proces tworzenia harmonogramu. Dodatkowo, z GoManager możesz rozliczać personel ze względu na zmiany i rozdzielone stanowiska oraz sam zdecydować jakie uprawnienia w systemie dany pracownik ma otrzymać.
3. Zadbaj o to, aby harmonogram był ogólnodostępny
Konflikty planowania często pojawiają się dlatego, że pracownicy nie mają dostępu do harmonogramu, szczególnie kiedy są już poza godzinami pracy. Zadbaj o to, aby informacja o nowym grafiku dotarła do każdego pracownika. Możesz udostępnić go na wspólnym, pracowniczym komunikatorze lub poprosić o odpowiedź zwrotną z potwierdzeniem zapoznania się z harmonogramem. Dzięki temu zyskasz pewność, że personel dobrze wie, jak wyglądają najbliższe dni pracy i zabezpieczysz się w przypadku wystąpienia problemów.
4. Pozwól personelowi na samodzielne planowanie
Prostym i skutecznym sposobem na uniknięcie konfliktów planowania jest umożliwienie swoim pracownikom samodzielnego wpisywania się do harmonogramu, a także proponowania zmian. Jeśli się tego obawiasz, udostępnij grafik jednemu lub dwóm najlepszym pracownikom dla każdej zmiany. Po czasie stopniowo przekaż dostęp wszystkim do niepełnego harmonogramu i pozwól im wypełnić rubryki tak, jak chcą pracować. Spowoduje to zarówno prostsze tworzenie grafiku dla Ciebie, jak i skuteczniejsze zapobieganie konfliktom wśród obdarzonym Twoim zaufaniem pracowników.
5. Przekaż pracownikom odpowiedzialność za znalezienie zastępstwa
Oddając częściowo swojemu zespołowi odpowiedzialność za znalezienie zastępstwa z powodu ich nieobecności na zmianie, jesteś w stanie zmniejszyć powstawanie nieporozumień. Jak wygląda to w praktyce? Zamiast telefonicznych lub mailowych informacji od konkretnego pracownika o jego niedyspozycji, możesz wprowadzić powiadomienia wysyłane na maila, informujące wszystkich, że ich zmiana jest wolna lub ogłosić to na wspólnym forum. To duże ułatwienie dla Ciebie, jako właściciela, a dla personelu większa swoboda oraz kontrola przyszłego harmonogramu.
Nie można na stałe pozbyć się kłopotów, szczególnie jeśli pracujesz z ludźmi. Branża gastronomiczna jest pełna jednostek, którymi trzeba umieć zarządzać. Jednym ze skutecznych sposobów na zarządzanie, jest korzystanie z nowoczesnego systemu, który umożliwia planowanie, wgląd do raportów i danych na temat pracy każdego z pracowników. Zgłoś się do nas już teraz, jeśli chcesz wprowadzić takie rozwiązania do swojego lokalu i skutecznie ulepszyć działanie swojego biznesu – na każdym poziomie.
