Zarządzanie czasem pracy w gastronomii to znacznie więcej, niż tylko przypisywanie zmian do personelu. Grafik może być niezwykle efektywnym narzędziem do realizacji celów biznesowych, jeżeli tylko odpowiednio go wykorzystasz. Kwestię skutecznego tworzenia harmonogramów pracy wyjaśnia Piotr Komór z Kadromierza w bezpłatnym szkoleniu gastronomicznym online w ramach Akademii GoPOS. Przeczytaj ten artykuł i przekonaj się, ile może zyskać Twoja restauracja, dzięki właściwemu zarządzaniu czasem pracy zespołu!
Koszty pracy w planowaniu grafików
Jeśli chcesz, aby Twoje harmonogramy były efektywne, najpierw musisz zdać sobie sprawę, jaki jest ich cel. Podstawowa funkcja każdego grafiku to zapewnienie personelowi informacji, kiedy powinien być w pracy. Warto spojrzeć jednak na harmonogramy nieco głębiej, z innej perspektywy – a dokładnie z perspektywy kosztów pracy. Jak mówi ekspert, Piotr Komór: Bardzo często spotykam się nie z efektywnymi, lecz efektownymi grafikami. W takich harmonogramach mamy rozpisane zmiany dla bardzo wielu osób, lecz niestety wynika z tego bardzo wysoki koszt pracy.
W planowaniu grafików należy więc mieć na uwadze koszty pracy. Piotr Komór wyjaśnia, czym one dokładnie są: Mówiąc matematycznie, jest to stosunek kosztów realnych w wybranej walucie do przychodu, jaki mamy w restauracji. Jeśli zaczniemy mieć pod kontrolą koszty pracy, to bardzo prawdopodobne, że ten zysk, który finalnie wypracujemy będzie na odpowiednim poziomie.
Jaki powinien być koszt pracy?
Wiedząc, jak ważny w planowaniu grafików jest koszt pracy, z pewnością zastanawiasz się, ile powinien on wynosić. Ekspert wyjaśnia tę kwestię w ten sposób: W odpowiedzi na to pytanie często mówię – to zależy. Zależy od naszej struktury kosztów. Jeśli 100% to są nasze przychody i uznamy, że mamy tak świetnego szefa kuchni i baru, że jest w stanie zapewnić nam food and beverage cost na poziomie 20%, to możemy sobie pozwolić na koszty pracy na poziomie 40%. Ale jeżeli mamy tak ułożony biznes, że oferujemy bardzo duże porcje i zależy nam na tym, żeby robić obroty na niskich marżach, czyli na wysokich food and beverage cost, to tutaj te koszty pracy powinny być na odpowiednio niskim poziomie. Żeby jednak odpowiedzieć konkretnie, to koszt pracy z którym obecnie się najczęściej spotykam wynosi ok. 30%. Bardzo ważne jest też aby tutaj dodać, że koszty pracy liczymy w kosztach pracodawcy.
Dobry harmonogram, czyli jaki?
Warto mieć na uwadze, że samo zmniejszanie liczby godzin w harmonogramie nie jest w stanie zapewnić najlepszej efektywności grafiku. Rozkład godzin pracy powinien być dopasowany do struktury naszej sprzedaży. Oznacza to więc, że personel powinien pojawiać się w pracy, gdy w restauracji mamy największy ruch. W takim wypadku zmniejszanie liczby godzin jest więc konieczne tylko wtedy, gdy pracowników nie potrzebujemy – np. w pierwszych godzinach otwarcia restauracji.
Działaj na celach
Zanim zaczniesz opracowywać harmonogram pracy, ustal ze swoim zespołem konkretne cele, które chcecie osiągnąć. Może to być np. zwiększenie sprzedaży bądź obniżenie kosztów pracy o wybrany procent. Grafik opracowany z myślą o takich celach będzie zdecydowanie bardziej efektywny.
Oglądaj bezpłatne szkolenie gastronomiczne online w ramach Akademii GoPOS i poznaj zaczerpnięte z doświadczenia eksperta przykłady, jak wyznaczać i realizować takie cele.
Aby natomiast ustalać realne cele, a następnie mierzyć ich efektywność, warto wykorzystać odpowiednie parametry. Piotr Komór jako przykład takiego parametru wskazuje sprzedaż na roboczogodzinę: Wskaźnik ten mówi nam, jaką sprzedaż generuje każda przepracowana sprzedaż przez pracownika. Ciężko w tym wypadku podać konkretną kwotę, ile taki parametr powinien wynosić, mogę natomiast wskazać przedział. W zależności od typu biznesu, obecnie będzie to 120 zł w górę. Aby obliczyć taki parametr, dzielimy sprzedaż przez sumę godzin pracy wszystkich obecnych pracowników.
Korzystając z tego wskaźnika, możemy motywować pracowników do większej efektywności. Przykładowo, możemy założyć, że personel otrzyma określony benefit, jeżeli uda się osiągnąć wyznaczony cel.
Dostosuj grafik do założeń sprzedażowych
Jak już wiesz – grafik pracy to m.in. narzędzie do spełniania wyznaczonych celów. Tworząc go, pamiętaj więc o swoich założeniach sprzedażowych. Warto na tę kwestię spojrzeć od samego początku – a więc od planowania sprzedaży. Możesz operować nie tylko na celach długoterminowych, ale także tych bieżących – np. planuj wynik sprzedaży do osiągnięcia danego dnia i stawiaj swojemu zespołowi wyzwania do uzyskania właśnie takiego efektu, jednocześnie oczywiście wyznaczając pewien benefit do uzyskania za osiągnięty wynik. Jednak bez względu na to, w jakim terminie określisz założenia sprzedażowe, ich wyznaczenie pozwoli Ci przede wszystkim ocenić, ile maksymalnie możesz wydać na koszty pracy.
Kolejny ważny krok to wyjście ze schematów. Pamiętaj, że nie musisz tworzyć grafiku w swoim lokalu w taki sam sposób, w jaki najczęściej przygotowują go inne lokale. Harmonogram to bardzo skuteczne narzędzie do poprawiania wyników biznesowych, a jak wiadomo – każdy biznes jest inny i ma odmienne potrzeby. Staraj się więc działać elastycznie i do takiego podejścia postaraj się także przekonać swój zespół, jednak zmiany wprowadzaj stopniowo. Jak mówi ekspert, Piotr Komór: Ja jestem zwolennikiem ewolucji, nie rewolucji. Gwałtowne zmiany we wcześniej stosowanych schematach mogą demotywować kadrę, możemy nawet stracić pracowników. W związku z tym, zawsze rekomenduję wprowadzanie takich zmian powoli, krok po kroku.
Wykorzystaj narzędzia wspierające
Jak więc w praktyce dostosować harmonogram do celów sprzedażowych? Ręczne monitorowanie efektywności w odniesieniu do czasu pracy jest trudne i czasochłonne. Z pomocą przychodzą jednak odpowiednie rozwiązania.
Dane sprzedażowe swojej restauracji z łatwością skontrolujesz w GoPOS Now. Generuj rozbudowane raporty i sprawdzaj efektywność sprzedaży poszczególnych pracowników. Kontroluj także, w jakich godzinach sprzedaż w Twoim lokalu jest najwyższa i wykorzystaj wszystkie dane do planowania bardziej efektywnych grafików.
Kolejne przydatne narzędzie to Kadromierz. System pozwala zaplanować sprzedaż i na jego podstawie wskaże zaplanowany koszt pracy. Dowiedz się więcej na temat funkcjonalności Kadromierza.
Jak menu wpływa na grafik i koszt pracy?
Planując koszt pracy i harmonogram, warto wziąć pod uwagę także inne aspekty. Wiele osób nie zdaje sobie sprawy, że np. menu lokalu ma wpływ na grafik i koszty pracy. Większą efektywność funkcjonowania restauracji zapewnia krótkie menu. Ekspert radzi, aby opracować tzw. smart menu: Jest to menu, w którym mamy niewielką, ograniczoną ilość składników, ale z tej małej ilości jesteśmy w stanie zrobić wiele dań. Ilość indeksów, czyli półproduktów w kuchni, ma wpływ na koszt pracy, ponieważ bardziej efektywnie wykorzystujemy czas pracy personelu.
Weź także pod uwagę outsourcing w przygotowywaniu niektórych produktów z Twojego menu. Przykładowo, możesz zamawiać pierogi u zewnętrznej firmy, w której są one wytwarzane przez maszynę, a ich koszt jest znacznie niższy, niż koszt przygotowania ich przez pracownika w Twojej restauracji.
Dobra organizacja i procedury
Jeśli stworzysz już odpowiedni harmonogram, musisz także zadbać o jego odpowiednią realizację w praktyce. Aby zespół działał skutecznie, Twoi pracownicy muszą dokładnie wiedzieć, co powinni w danym czasie robić. Jeśli chcesz uporządkować zadania, możesz tworzyć np. checklisty, pozwalające na usystematyzowanie pracy. Chcąc zapewnić odpowiednią organizację w swoim biznesie musisz zadbać o jeszcze kilka innych kwestii.
Obejrzyj bezpłatne szkolenie gastronomiczne online Akademii GoPOS, aby je poznać!
A jeżeli szukasz rozwiązań, które pomogą Ci kontrolować efektywność sprzedaży pracowników – skontaktuj się z nami.