Każda współpraca z dostawcą dla restauracji powinna rozpocząć się procesem negocjacji oraz podpisaniem odpowiedniej umowy. O czym pamiętać podczas negocjacji? Co powinna zawierać umowa, aby jak najlepiej chroniła Twój biznes? Wszystkie te kwestie wyjaśnia adw. Marta Kosecka podczas darmowego szkolenia w ramach Akademii GoPOS. Przeczytaj ten artykuł i poznaj najważniejsze kwestie prawne dotyczące współprac z dostawcami w gastronomii.
Negocjowanie warunków współpracy
Proces zawarcia umowy z dostawcą zazwyczaj poprzedzają negocjacje, szczególnie w przypadku dużych i stałych współprac. Warto w tej kwestii pamiętać, że nie wszystkie podmioty na rynku mają równą pozycję negocjacyjną. Adw. Marta Kosecka wskazuje czynniki, które wpływają na tę pozycję:
- wielkość restauracji, a tym samym wielkość dostaw – przewagę w tym aspekcie mają większe podmioty, sieci franczyzowe. Takie podmioty często mogą liczyć np. na lepsze ceny od dostawców,
- położenie restauracji – ma ono wpływ na m.in. cenę czy częstotliwość dostaw,
- renoma i prestiż restauracji – dostawcy często sami ubiegają się o współpracę z restauracjami o określonej renomie,
- konkurencja na danym rynku – im więcej dostawców, tym więcej starań dokładają, aby pozyskać Klienta.
Umowa o zachowaniu poufności
Przy negocjacjach, zwłaszcza jeśli nawiązujesz większą współpracę, pamiętaj aby podpisać umowę o zachowaniu poufności. Adw. Marta Kosecka wskazuje, jakie elementy powinna zawierać taka umowa: Na pewno powinniśmy w niej zdefiniować, czym są informacje poufne, czyli jakie informacje chcemy chronić. Tutaj ujawnia się też sens zawierania takiej umowy. Przede wszystkim chcemy chronić informacje dotyczące naszej restauracji: skąd mamy dostawy, jaką ilość dostaw, jakie ceny. W takich umowach strony i tak zazwyczaj zapisują, że chronimy wszystkie informacje, jakie uda się im uzyskać w związku z negocjacjami, natomiast dobrze jest wyszczególnić, które zwłaszcza informacje są tą umową chronione.
Oczywiście w takiej umowie zawieramy wzajemne zobowiązanie stron do zachowania w poufności informacji, których dowiedzą się w trakcie negocjacji. Takie zobowiązanie musi dotyczyć także pracowników i współpracowników stron. Taka umowa zawiera też wyjątki, można bowiem np. po uzyskaniu zgody udzielać informacji poufnych na zewnątrz, można być np. zobowiązanym przez jakiś urząd do udzielenia informacji objętych klauzulą zaufania poufności, wtedy ta klauzula przestaje obowiązywać. Powinniśmy też pamiętać, że umowa może zostać zawarta na czas oznaczony i nieoznaczony, przy czym rekomendowane jest, aby była zawierana na czas oznaczony, najczęściej jest to okres pięciu lat. Za złamanie przepisów dotyczących zachowania poufności zazwyczaj zastrzegamy karę umowną, najczęściej jest to dość duża kara – sięga zwykle ok. kilkudziesięciu tysięcy złotych.
Warto także dodać, że zapisy o zaufaniu poufności często stanowią też część właściwej umowy z dostawcą.
Jakiego typu umowę zawrzeć?
Ekspertka, adw. Marta Kosecka wskazuje na dwa główne typy umów:
- jednorazowa umowa – w takim przypadku za każdym razem negocjacji podlega całość umowy. Jedna umowa oznacza tutaj jedno zamówienie,
- umowa ramowa, uzupełniona o pojedyncze zlecenia – taka umowa reguluje stałą współpracę między restauracją, a dostawcą. Negocjacji podlegają najważniejsze, stałe punkty współpracy, te które co do zasady przez cały okres jej trwania pozostaną niezmienne. Pojedyncze zlecenia w ramach umowy ramowej zazwyczaj są składane na formularzach, na których podawane są zmienne dane.
Obejrzyj darmowe szkolenie gastronomiczne w ramach Akademii GoPOS i poznaj praktyczne porady adw. Marty Koseckiej o tym, jak powinna wyglądać umowa z dostawcą.
Najważniejsze punkty umowy
Solidna umowa z dostawcą powinna zawierać trzy kluczowe elementy:
- forma i terminy składania zamówień,
- forma i terminy rozliczeń,
- forma i terminy dostaw.
Forma i terminy składania zamówień
Ważne jest, aby umowa ściśle precyzowała, w jakiej formie zamówienia będą składane, a także czy ich złożenie wymaga uzupełnienia odpowiedniego formularza. Należy także określić, kto ma prawo składać i odbierać zamówienia. Powinna się w niej także znaleźć informacja, z jakim wyprzedzeniem zamówienia mają być składane. Warto także wskazać, czy przyjęcie zamówienia musi być za każdym razem potwierdzane oraz od kiedy liczony jest czas dostawy.
Forma i terminy rozliczeń
Umowa powinna dokładnie określać, w jaki sposób będą się odbywały rozliczenia – czy każda dostawa będzie rozliczana pojedynczo, czy będą to rozliczenia zbiorcze. Ważne jest także wskazanie, jak będą dostarczane faktury VAT oraz jaki będzie termin ich płatności. Z perspektywy restauratora istotne jest również ujęcie zastrzeżenia, że termin płatności faktury upływa od momentu prawidłowego doręczenia właściwej faktury, a dostawca powinien otrzymać wynagrodzenie tylko w przypadku prawidłowej realizacji dostawy. Nie każda umowa będzie mogła zawierać dokładnie określone ceny – w szczególności ramowa, ze względu na ich dużą zmienność. Jeżeli umowa ustala ceny, powinna też stwierdzać, na jakich zasadach mogą one zostać zmienione. Jeśli natomiast ich nie ustala, warto zadbać o to, aby nie wiązać się w umowie koniecznością składania zamówień, lecz zapewnić sobie możliwość poszukiwania tańszych dostaw.
Forma i terminy dostaw
W umowie należy sprecyzować na jakich zasad będą się odbywały dostawy – czy dostawca samodzielnie dostarcza towar, czy musi go odbierać restaurator. Warto także wskazać godziny dostaw oraz ich częstotliwość. Umowa powinna również określać, czy dostawa może obejmować dowolną ilość towaru. Istotne również, aby określić, czy dostarczenie zamówienia jest dodatkowo płatne. Umowa powinna również określać sposób potwierdzenia przyjęcia dostawy.
Gwarancja dostaw i gwarancja zamówień
Oprócz wcześniej wskazanych elementów, w interesie restauratora jest to, aby w umowie nie pojawiła się gwarancja składania zamówień. Dostawcom często zależy na tym, aby restauracja zobowiązała się do zamawiania określonej ilości towaru bądź z określoną częstotliwością. Jak mówi adw. Marta Kosecka: Dla restauratora może to być praktyką niekorzystną, dlatego że z góry wiąże do składania pewnej określonej ilości czy z pewną częstotliwością zamówień. Jako restauratorzy powinniśmy dążyć do tego, aby takiego zapisu w umowie nie było.
W interesie lokalu jest natomiast gwarancja dostaw. Jeśli jest taka możliwość, warto zadbać o to, aby dostawca zobowiązał się do realizacji jak najmniejszych zamówień, jak najczęściej.
Ważne jest też, aby umowa jak najszerzej regulowała odpowiedzialność dostawcy i zabezpieczała poziom jakości dostaw. Zobacz bezpłatne szkolenie gastronomiczne z adw. Martą Kosecką w ramach Akademii GoPOS, aby dowiedzieć się, jak wprowadzić te kwestie do umowy.
Wygodne zarządzanie dostawami
Kiedy już nawiążesz współprace z dostawcami, przyda Ci się rozwiązanie, dzięki któremu zachowasz pełną kontrolę nad swoimi zapasami. GoStock pozwala wygodnie sprawdzać stany magazynowe, co ułatwia podejmowanie decyzji o zamówieniach. Z systemu wygenerujesz raport z cenami produktów, co umożliwi Ci porównanie ofert od poszczególnych dostawców i wybór najlepszych z nich. Co także ważne, wszystkie faktury zakupowe sprawnie wprowadzisz do systemu poprzez eksport xml. Przechowuj je bezpiecznie w jednym miejscu i wygodnie kontroluj – kiedy tylko tego potrzebujesz!
W procesie dostaw ogromne znaczenie ma zarówno solidna umowa, jak i wykorzystanie nowoczesnych narzędzi, które ułatwią zarządzanie całym procesem. Jeśli interesują Cię takie rozwiązania – skontaktuj się z nami.
