Prowadzenie restauracji to wyzwanie, które wymaga umiejętności zarządzania wieloma aspektami jednocześnie. Jednym z bardziej wymagających zadań jest obsługa dużych grup gości. Właściwe przygotowanie się do takiej okazji może znacząco wpłynąć na sukces Twojego lokalu. Przeczytaj ten artykuł i poznaj kilka kluczowych wskazówek, które pomogą Ci przygotować restaurację na obsługę grup.
Rezerwacje i zarządzanie miejscami
Zarządzanie rezerwacjami to podstawa. Ustal jasny sposób przyjmowania rezerwacji i poinformuj o nim swoich Gości – np. na stronie internetowej lub w social mediach. Rezerwacje możesz przyjmować telefonicznie lub poprzez specjalny system online. Ważne jest również, aby stworzyć przejrzyste zasady dotyczące rezerwacji grupowych, takie jak minimalna liczba osób, wymagany czas rezerwacji i polityka anulowania.
Planowanie układu stołów
Ogromne znaczenie ma opracowanie elastycznego układu stołów. Twoja restauracja powinna być w stanie dostosować się do różnych konfiguracji – od długich stołów dla dużych grup po mniejsze, bardziej kameralne ustawienia. Przemyśl także, czy masz odpowiednią przestrzeń, aby pomieścić grupy bez zakłócania komfortu innych Gości.
Specjalne menu dla grup
Grupy często preferują prostsze, ale różnorodne menu. Przygotuj kilka opcji menu dla grup, które będą łatwe do przygotowania i serwowania. Dzięki temu zminimalizujesz czas oczekiwania i ułatwisz pracę kuchni. Takie menu mogą obejmować np. zestawy dań, składające się z przystawki, dania głównego i deseru. Świetnie sprawdzą się tutaj także opcje bufetowe, szczególnie podczas różnego rodzaju eventów. Ta opcja pozwala Gościom na samodzielne wybieranie dań. W bufecie mogą znaleźć się różne sałatki, mięsa, ryby, warzywa grillowane oraz różnorodne desery. Ostatnimi czasy w gastronomii zyskuje na popularności koncepcja food sharing, która jest kolejnym trafnym rozwiązaniem w przypadku większych grup. Możesz zaoferować np. duże talerze z różnymi rodzajami mięs, antipasti, owocami morza czy deserami. Warto uwzględnić w menu rekomendacje, dla ilu osób będą odpowiednie takie dania.
Kiedy w Twojej restauracji pojawi się duża grupa osób, może się okazać, że nie masz wystarczającej ilości kart menu. Warto przygotować się na taką ewentualność, wprowadzając menu w wersji elektronicznej! Umieść kody QR na stolikach w restauracji, a Goście po ich zeskanowaniu będą mogli wygodnie przejrzeć menu na ekranach swoich smartfonów. Kartę dań z łatwością wprowadzisz w różnych wersjach językowych, co pozwoli Ci na obsługę zagranicznych Gości bez nieporozumień. Dowiedz się więcej o sprawnej obsłudze zagranicznych turystów. Warto także rozbudować e-menu o funkcje składania i opłacania zamówień. To bardzo wygodne rozwiązanie dla grup – Goście mogą zamówić posiłki indywidualnie i dokładnie wtedy, gdy będą gotowi. To także spore ułatwienie i przyspieszenie pracy kelnera – pracownicy nie muszą podchodzić do stolików, aby odebrać zamówienia, dzięki czemu cały proces obsługi staje się krótszy.
Odpowiednie przygotowanie zespołu
Duże grupy wymagają więcej uwagi. Nie musisz jednak zatrudniać nowych pracowników, aby przygotować się na ich obsługę. Z pomocą przychodzi tutaj innowacyjne rozwiązanie, jakim jest Mobilny Kelner. Wyposaż pracowników w nowoczesne tablety, z którymi przyjmą zamówienia bezpośrednio przy stolikach Gości i od razu prześlą je na kuchnię – bez konieczności podchodzenia do stacjonarnego POS! Aby jeszcze dodatkowo ułatwić i przyspieszyć obsługę, dodaj w systemie do pozycji z menu opisy i zdjęcia, dzięki którym kelnerzy sprawnie odpowiedzą na wszystkie pytania Gości oraz zaprezentują im zdjęcia serwowanych potraw. Wykorzystaj także integrację z terminalem płatniczym, aby płynnie przyjmować każdego rodzaju płatności i łatwo dzielić rachunki zgodnie z życzeniami Gości, co ma szczególne znaczenie w przypadku większych grup.
Nie zapominaj także o regularnych szkoleniach personelu w zakresie obsługi grup Gości, które mogą również pomóc w płynniejszym przebiegu takich wizyt.
Komunikacja i promocja
Upewnij się, że Twoi goście są dobrze poinformowani o tym, czego mogą się spodziewać – od dostępnego menu, przez układ stołów, po zasady rezerwacji. Możesz także promować swoją restaurację jako idealne miejsce na spotkania grupowe, oferując specjalne pakiety i zniżki. Pomoże Ci w tym program lojalnościowy, w którym z łatwością skonfigurujesz dowolne rabaty dla grup.
Warto również wykorzystać media społecznościowe i stronę internetową do prezentowania pozytywnych opinii oraz zdjęć z poprzednich grupowych wydarzeń. Regularne aktualizacje i interakcje z Gośćmi mogą przyciągnąć nowych odwiedzających i zachęcić do rezerwacji większych imprez.
Analiza i feedback
System GoPOS zapewnia Ci dostęp do rozbudowanych raportów, dzięki którym zyskasz wiele ważnych statystyk na temat struktury i efektywności sprzedaży w Twoim lokalu. Możesz przykładowo sprawdzić, jakie pozycje w menu najczęściej zamawiają duże grupy. Wszystkie statystyki z łatwością w dowolnym momencie przejrzysz z poziomu swojego smartfonu, a ich analiza pozwoli Ci podejmować lepsze decyzje, np. dotyczące modyfikacji menu czy też zakupów odpowiedniej ilości produktów.
Po obsłużeniu większej grupy warto także zebrać feedback i przeanalizować, co poszło dobrze, a co można poprawić. Regularne monitorowanie opinii Gości pomoże Ci lepiej dostosować się do ich potrzeb i ciągle doskonalić swoje usługi.
Wizyty grup Gości w restauracji to spore wyzwanie, jednak z odpowiednimi rozwiązaniami technologicznymi ich obsługa będzie łatwa i płynna. Jeżeli interesują Cię tego typu narzędzia – skontaktuj się z nami.
