Czy jest jeszcze ktoś, kto w dzisiejszych czasach decyduje się na wybór kasy fiskalnej? Jeśli i Ty stajesz przed dylematem wyboru pomiędzy tymi dwoma rozwiązaniami przeczytaj poniższy artykuł i poznaj 10 powodów, dlaczego używanie POS jest bardziej opłacalne niż wybór kasy fiskalnej.
Każdy, kto decyduje się na otwarcie lokalu gastronomicznego, staje w pewnym momencie przed ważną decyzją, dotyczącą zakupu systemu POS. Narzędzie to z założenia ma pomóc i ułatwić proces sprzedaży i wydaje się oczywistą pozycją na liście zakupowej każdej nowo otwartej restauracji. W rzeczywistości, część restauratorów wybiera tradycyjną kasę fiskalną, która na pierwszy rzut oka wydaje się tańszym rozwiązaniem. W dłuższej perspektywie może okazać się jednak rozwiązaniem, generującym znacznie więcej kosztów, a już z pewnością narzędziem mocno ograniczającym codzienne zarządzanie firmą.
Jaka jest zatem przewaga systemu POS nad kasą fiskalną?
1. Prosta obsługa, widoczna już w przypadku menu z kilkoma pozycjami
Kasa fiskalna, nawet w nowoczesnym wydaniu, wymaga wprowadzenia odpowiednich kodów do urządzenia, które odpowiadają poszczególnym pozycjom w menu. Rejestracja każdej transakcji to algorytm wymagający od pracownika znajomości tego kodu. Technicznie sprzedaż rejestrowana jest przez panel z klawiszami oraz niewielki ekran cyfrowy (niedotykowy).
Obecne trendy dotyczące budowania karty menu, skłaniają się do ograniczonej i mniejszej liczby pozycji w karcie. Pomimo tego, nawet przy 30 pozycjach (jedzenie + napoje + alkohol + dodatki) zaprogramowanie 30 odrębnych kodów, ich znajomość i obsługa na co dzień, znacząco utrudni płynność pracy i jej efektywność.
Tymczasem system POS opiera się na obsłudze wizualnej oraz dotykowej. Rolę klawiatury przejmuje tutaj ekran dotykowy i intuicyjnie oraz indywidualnie zbudowane drzewo sprzedaży, niewymagające nauki na pamięć.
2. Skrócony i zautomatyzowany proces przyjmowania zamówienia
Sprzedaż przez kody, na jednej kasie fiskalnej znacznie wydłuża proces przyjmowania i realizacji zamówienia. Kelner po rozmowie z gościem musi podejść do jednego stanowiska z kasą i wbić odpowiednie kody. Co ważne, większość kas fiskalnych uniemożliwia nabijanie produktów na otwarty stolik, a jedynie tak zwaną szybką sprzedaż, którą od razu rozlicza się w momencie nabijania. Taki mechanizm zarówno wydłuża, jak i komplikuje cały proces.
Realizacja zamówień przy użyciu systemu POS, dzięki zastosowaniu kilku urządzeń znacznie ułatwia transakcje i skraca przepływ informacji. Kelner wyposażony w tablet nabija na rachunek zamówienie już w trakcie przyjmowania go od gości. Zamówienie pozostaje otwarte na stoliku do momentu zamknięcia go i wydrukowania paragonu. Co więcej POS można połączyć również z terminalem płatniczym, co dodatkowo skraca czas obsługi gościa. Funkcja Mobilnego Kelnera, czyli sprzedaży bezpośrednio przy stoliku możliwa jest tylko przy zastosowaniu nowoczesnych systemów POS działających w chmurze.
3. Integracja POS z kuchnią
Kasa fiskalna działa samodzielnie, a więc nie można jej zintegrować z innym urządzeniem. Oznacza to, że pracownik przyjmujący zamówienie, musi osobiście przekazać tę informację na kuchnię.
POS natomiast, połączony z drugim narzędziem dostępnym na kuchni (KDS), przesyła automatycznie zamówienie w momencie, gdy kelner przyjmuje je od gości. Oszczędza to czas, ale i energię kelnerów, którą musieliby poświęcić każdego dnia na kilkadziesiąt wizyt na kuchni.
4. Prostota wyliczeń wartości Food Cost w POSie
System POS jest również dobrym narzędziem do wyliczania wartości Food Cost (FC). Wystarczy bowiem wprowadzić do programu wszystkie przepisy z gramaturami potraw zawartych w menu oraz aktualne ceny produktów, z których są wykonane. System sam wyliczy za nas koszt przyrządzenia poszczególnych dań i określi wartość wskaźnika FC. Należy w przyszłości pamiętać tylko o aktualizacji cen oraz ewentualnych zmianach w gramaturach, które wpływają na wysokość FC. Kasa fiskalna nie jest w stanie wyliczyć tych wartości, więc trzeba posiłkować się tradycyjnymi metodami.
5. Dostęp do raportów i sprzedaży online
Nie każdy właściciel spędza w restauracji 24 godziny na dobę, szczególnie gdy ma pod opieką kilka placówek. Przydatny okazuje się wtedy wgląd na bieżąco do raportów i aktualnych wyników sprzedażowych, niezależnie od miejsca pobytu. Wystarczy mieć dostęp do Internetu, by po zalogowaniu na odpowiedniej stronie zobaczyć wysokość obrotu w obecnej chwili lub uzyskać dostęp do historycznych zestawień. W ten sposób można dodatkowo edytować menu, a zatem dodawać lub usuwać poszczególne pozycje z karty. Niepotrzebny jest do tego tablet, na którym na co dzień pracują kelnerzy ani stanowisko POS. Można zrobić to zdalnie, co znacznie ułatwia pracę i zarządzanie. Takie rozwiązanie umożliwiają tylko nowoczesne POSy działające w tak zwanej chmurze.
6. Rejestracja sprzedaży w podziale na kelnerów.
Każdy z pracowników obsługujących gości restauracji, może zalogować się na swoje indywidualne konto w systemie POS, dzięki czemu narzędzie to nie tylko będzie rejestrować jego czas pracy, ale również wielkość sprzedaży. Ta informacja będzie przydatna przy wprowadzaniu systemu premiowego, gdzie podział premii uzależniony jest od wypracowanego obrotu przez poszczególne osoby. Nie od dziś wiadomo, że dodatkowa motywacja taka, chociażby jak premia finansowa działa budująco i zachęca do podnoszenia efektywności własnej pracy. System musi być jednak sprawiedliwy i proporcjonalnie wynagradzać pracowników odpowiednio do ich zaangażowania. Dystrybucja dodatkowego wynagrodzenia w oparciu o wypracowaną sprzedaż spełnia wszystkie te założenia, a system POS może w ciągu kilka sekund dostarczyć odpowiednie dane konieczne do dalszej analizy.
7. Uproszczenia przy wprowadzaniu systemów lojalnościowych oraz okresowych rabatów
W gastronomii mówi się, że znacznie łatwiej jest ściągnąć do restauracji kogoś po raz pierwszy niż spowodować, aby wrócił do lokalu ponownie. Ważnym czynnikiem jest dbanie o stałych gości i oferowanie im coraz lepszych usług. W tym przypadku sprawdzą się programy lojalnościowe, takie jak vouchery oraz karty stałego klienta. Współczesne systemy POS są w stanie na podstawie odpowiedniej karty z automatu naliczyć przyznaną zniżkę i nie wymagają od pracownika dodatkowych działań na kasie. To samo tyczy się promocji typu happy hours, czy też rabatów na określone dni tygodnia. Wystarczy zaznaczyć w systemie dni, godziny oraz produkty, których dotyczy promocja oraz cenę po rabacie, a ta z automatu zostanie uwzględniona w całkowitym rozliczeniu.
8. Prostota wystawiania FV
System POS pomoże również w wystawieniu faktury VAT dla klienta biznesowego. Właściciel nie musi używać do tego innych narzędzi czy też programów. Wystarczy uzupełnić dane kontrahenta, a zamówienie z rachunku zostanie przeniesione na fakturę VAT i wystawione na odpowiednią firmę. Dzięki temu oszczędza się czas oraz pieniądze związane z abonamentem za program do wystawianiu faktur.
9. Kontrola towaru dzięki modułowi MAGAZYN
Ważną funkcją systemu POS jest moduł zarządzający magazynem, który pozwala na kontrolę jednego z większych kosztów w lokalu gastronomicznym – kosztu zakupionych towarów. Dzięki wprowadzonym do programu recepturom oraz bieżącemu wpisywaniu faktur zakupowych do systemu, POS, w oparciu o zarejestrowaną sprzedaż oblicza aktualny stan magazynu i ilość towaru, jaka powinna znajdować się w magazynie. Menadżer wystarczy, że porówna ten wynik ze spisem faktycznym, by w ten sposób przeprowadzić szczegółową kontrolę towaru. Warto zauważyć, że koszt towaru to jeden z większych wydatków w restauracji i jednocześnie koszt zmienny. Niekontrolowany potrafi wzrosnąć nawet o kilkadziesiąt procent, nie mając żadnego przełożenia na wzrost obrotu. Dlatego tak ważna jest jego solidna kontrola, chociażby w postaci regularnych remanentów poprzez moduł magazyn. Takiej funkcji z trudem poszukiwać w prostej kasie fiskalnej.
10. Dostęp do szczegółowych raportów sprzedażowych
Ogromną przewagą systemu POS jest możliwość analizowania wyników sprzedażowych dzięki licznym raportom, jakie można z niego wygenerować. Poza klasycznymi zestawieniami, informującymi jaki obrót został osiągnięty w poszczególnych okresach, można przede wszystkim analizować strukturę sprzedaży. Dzięki temu właściciel wie, które pozycje z menu sprzedają się najlepiej, a które najgorzej. Wie również, w jakie dni i o jakiej porze sprzedaż konkretnych dań jest największa. Zestawiając to z marżowością poszczególnych pozycji, otrzymuje informacje o najbardziej rentownych i najmniej opłacalnych daniach, jakie oferuje. POS podzieli również obrót na opłacony gotówką, kartą płatniczą oraz zrealizowany w dostawie. Dzięki temu menadżer może przewidzieć ilość bilonu, jaki należy pozostawić w kasie, z kolei właściciel dysponuje odpowiednimi danymi do negocjacji prowizji od transakcji kartowych. Wszystkie te raporty pozwolą na obserwację trendów długoterminowych, wskażą dni, ale i miesiące stanowiące szczyt sezonu, jak również pomogą w planowaniu przyszłej obsady na zmianach.
Kasa fiskalna dostarczy tylko raport fiskalny z wyszczególnionym obrotem podzielonym na wartość netto oraz brutto. Ewentualnie możliwe będzie dodatkowo wydrukowanie raportu z podziałem sprzedaży na poszczególne kody określające pozycje w menu.
Chcesz wypróbować system POS? Sprawdź rozwiązanie GoPOS! Skontaktuj się z nami poprzez czat dostępny na stronie internetowej lub zadzwoń pod numer +48 790 295 124. Nasi eksperci pomogą dobrać najlepsze rozwiązanie, dostosowane do Twoich potrzeb.
Artykuł powstał przy współpracy z Liczby na talerzu.