Księgowość to jeden z nieodłącznych elementów prowadzenia każdego biznesu, również gastronomicznego. Związane z nią regulacje bywają jednak skomplikowane, przez co spędzają sen z powiek wielu restauratorom. Jak zrozumieć zasady księgowości i usprawnić jej procesy w restauracji? Przeczytaj ten artykuł, aby się dowiedzieć!
Na czym polega księgowość?
Prowadzenie księgowości w każdym biznesie, bez względu na branżę, ma na celu kontrolę finansów firmy. Działania księgowe obejmują rejestrowanie, analizę i interpretację uzyskanych wyników finansowych. Do zadań księgowych najczęściej należy:
- ewidencja przychodów i kosztów,
- wypełnianie i przesyłanie deklaracji podatkowych,
- ewidencja zdarzeń gospodarczych,
- przygotowywanie sprawozdań finansowych,
- rozliczanie VAT,
- wystawianie i księgowanie faktur VAT,
- wyliczanie i odprowadzanie składek do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
Wszystkie te działania mają ogromne znaczenie dla prowadzonego przez Ciebie biznesu. Pozwalają kontrolować koszty i mierzyć kondycję finansową Twojej firmy, dzięki czemu możesz podejmować decyzje, które przyniosą satysfakcjonujące zyski.
Czym wyróżnia się księgowość w restauracji?
Warto zacząć od tego, co obejmuje działalność gastronomiczną w księgach rachunkowych. Wyróżnia się w nich:
- działalność handlową, czyli kupno, magazynowanie i sprzedaż produktów nieprzetworzonych oraz posiłków,
- przetwarzanie produktów spożywczych na posiłki,
- usługi rozrywkowe w lokalach gastronomicznych.
Ponadto dla lokali gastronomicznych, ze względu na specyfikę ich działalności, wyodrębnia się: magazyn, czyli miejsce przechowywania zapasów, kuchnię, będącą miejscem przygotowywania posiłków oraz bufet, oznaczający punkt sprzedaży posiłków i towarów nieprzetworzonych. Jeśli prowadzisz działalność gastronomiczną na szeroką skalę, to wszystkie z wymienionych miejsc mogą być przedstawiane w księgach rachunkowych jako osobne punkty handlowe. Jest to możliwe gdy każdy z tych wyodrębnionych punktów prowadzi osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, przejmująca odpowiedzialność materialną za dane składniki majątkowe. W mniejszych lokalach gastronomicznych cała działalność może być rozliczana zbiorczo, a odpowiedzialność materialna spoczywa na właścicielu danej działalności.
Koszty wynikające z prowadzenia działalności gastronomicznej przedstawiane są w księgach rachunkowych w taki sposób, jak w przypadku działalności handlowej. Bez względu na skalę biznesu, możesz prowadzić ewidencję zapasów oraz przeprowadzanych przez Twoją firmę operacji w uproszczony sposób, który przewiduje prawo bilansowe. Istnieją dwa warianty takiej ewidencji:
1. Ewidencja przerobu handlowego artykułów spożywczych (obrotów i stanów produktów oraz opakowań) – wyłącznie wartościowo,
2. Odpisywanie towarów handlowych w ciężar kosztów na dzień zakupu oraz ustalenie ich stanu, wycenę i korektę kosztów o wartość stanu najpóźniej do dnia bilansowego.
Warto także zwrócić uwagę na wymóg inwentaryzacji w gastronomii. Prawo wskazuje na konieczność jej przeprowadzania co najmniej raz w roku, jednak uważa się, że w lokalach gastronomicznych warto to robić znacznie częściej – przynajmniej raz w miesiącu dla kuchni i raz w tygodniu dla baru. W regularnym i sprawnym procesie inwentaryzacji pomocna będzie odpowiednia aplikacja. Aby przeprowadzić inwentaryzację z tym narzędziem, potrzebujesz jedynie smartfonu, wagi i kodów kreskowych. Wszystkie uzyskane dane przechowywane są w bezpiecznej chmurze, do której zawsze możesz zajrzeć za pomocą urządzenia z dostępem do Internetu. System pozwala także w każdej chwili wygenerować potrzebne raporty z inwentaryzacji.
Raport finansowy to podstawa!
Wszystkie firmy prowadzące księgi rachunkowe na koniec roku obrotowego mają obowiązek przygotowania sprawozdania finansowego. Taki raport polega na uporządkowanym przedstawieniu wyników finansowych i sytuacji finansowej danej firmy. Kompletne sprawozdanie powinno zawierać:
- bilans,
- rachunek zysków i strat,
- rachunek przepływów pieniężnych,
- dane dodatkowe,
- zestawienie zmian w kapitale własnym.
Informacje uzyskane podczas przygotowywania takiego raportu są bardzo pomocne dla firmy. Pozwalają m.in. prognozować sprzedaż, monitorować zmiany kosztów oraz dokonać oceny sytuacji finansowej przedsiębiorstwa.
Te wskaźniki warto śledzić!
Współczynnik KWS
Koszt Wyrobów Sprzedanych wskazuje kwotę, jaką dany lokal poświęca na zaopatrzenie i produkty spożywcze do przygotowania potraw. Pozwala on sprawdzić, czy pozycje w menu zostały prawidłowo wycenione oraz ułatwia kontrolę kosztów. KWS obliczysz za pomocą tego wzoru:
Inwentaryzacja początkowa + zakupy – Inwentaryzacja końcowa
Prime cost
Prime cost stanowi jeden z najważniejszych wskaźników efektywności finansowej firmy. Uwzględnia najważniejsze koszty lokalu, czyli KWS oraz koszty pracy. Regularne śledzenie tego wskaźnika pozwoli skutecznie kontrolować koszty restauracji oraz zachować dochodowość. Prime cost wyliczysz z następującego wzoru:
(koszt zużytych surowców [zł] + koszt pracy pracowników [zł]) / przychód [zł] = prime cost [%]
EBITDA
EBITDA (ang. earnings before interest, taxes, depreciation and amortization) oznacza zysk firmy przed odliczeniem odsetek, podatków, amortyzacji środków trwałych materialnych i niematerialnych. Ten wskaźnik bardzo dokładnie obrazuje wydajność finansów Twojej restauracji. Często jest brany pod uwagę w przypadku decyzji o sprzedaży, zakupie lub inwestycji w lokal gastronomiczny. EBITDA obliczysz z tego wzoru:
Zysk operacyjny + amortyzacja środków trwałych materialnych i niematerialnych
Marża netto
Wskaźnik marży netto uważany jest za miarę dochodowości biznesu dla kategorii zysku netto. Wyraża się nim całkowite przychody, po odjęciu kosztów sprzedaży, kosztów operacyjnych, podatków, odsetek i spłaty zadłużenia. Marżę netto wyliczysz z następującego wzoru:
((Przychody brutto – koszty operacyjne)/ Przychody brutto)*100
Zachowaj stałą kontrolę nad finansami swojej restauracji!
Regularna analiza sprzedaży pozwoli Ci łatwiej kontrolować sytuację finansową swojej firmy. Dzięki odpowiedniemu systemowi do zarządzania biznesem wyniki sprzedaży skontrolujesz w każdej chwili, za pomocą dowolnego urządzenia z dostępem do Internetu! Narzędzie pozwala generować zaawansowane raporty, w tym także porównawcze, dzięki którym łatwiej ocenisz efektywność swoich działań biznesowych.
Księgowość w restauracji bywa trudna do zrozumienia. Aby ją usprawnić, warto regularnie kontrolować odpowiednie wskaźniki efektywności, a także korzystać z innowacyjnych narzędzi, ułatwiających zarządzanie biznesem. Jeśli jesteś zainteresowany tego typu narzędziami – skontaktuj się z naszymi specjalistami.
