Krajowy System e-Faktur to nowa rzeczywistość polskiego fakturowania – od 1 lutego 2026 roku e-fakturowanie obowiązuje największe firmy, a od 1 kwietnia obejmie wszystkich pozostałych przedsiębiorców, w tym właścicieli restauracji, kawiarni czy food trucków. KSeF co to za zmiana i dlaczego jest tak istotna? W tym artykule wyjaśniamy, jak działa nowy system i co musisz wiedzieć, żeby sprawnie z niego korzystać.
Aktualizacja (01.02.2026)
Spis treści
Co to jest KSeF?
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to centralny element nowego modelu fakturowania w Polsce. Dla przedsiębiorców w tym właścicieli lokali gastronomicznych oznacza fundamentalną zmianę w sposobie wystawiania i przechowywania dokumentów sprzedażowych.
Krajowy System e-Faktur – centralna platforma do fakturowania
Krajowy System e-Faktur to rządowa platforma prowadzona przez Ministerstwo Finansów. Jej zadaniem jest obsługa faktur VAT w obrocie B2B (między przedsiębiorcami) w jednym, ujednoliconym formacie. Zamiast wysyłać faktury mailem, pocztą czy przekazywać papierowe wydruki, przedsiębiorcy wystawiają je bezpośrednio w systemie KSeF.
Nie wszystkie faktury muszą trafiać do KSeF. Faktury konsumenckie (B2C, dla osób prywatnych bez NIP) są dobrowolne – możesz je wysyłać do systemu, ale nie masz takiego obowiązku. Z kolei faktury uproszczone (paragony z NIP do 450 zł) można wystawiać na kasach fiskalnych bez przesyłania do KSeF – ale tylko do końca 2026 roku. Od 1 stycznia 2027 r. również one będą musiały trafiać do systemu.
W praktyce oznacza to, że każda faktura ustrukturyzowana B2B przechodzi przez centralny system państwowy. Zarówno Ty, jak i Twój kontrahent oraz urząd skarbowy macie do niej dostęp w jednym miejscu.
Dla gastronomii to istotna zmiana. Do tej pory faktura była wewnętrzną sprawą firmy – wystawiałeś ją w swoim programie, wysyłałeś klientowi i przechowywałeś kopię. Teraz każda faktura B2B przechodzi przez system państwowy. To jedna z największych zmian w polskim fakturowaniu od lat.
Czym jest e-Faktura i jak różni się od tradycyjnej?
Słyszysz o e-Fakturach, ale nie wiesz, czym różnią się od tych, które wystawiałeś do tej pory? To kluczowa kwestia, bo zmieniła się sama definicja faktury.
Faktura ustrukturyzowana to dane, nie dokument do czytania
e-Faktura w rozumieniu KSeF to plik XML zgodny ze ściśle określoną strukturą. To nie jest PDF ani papierowy wydruk – to zestaw danych, który odczytują systemy informatyczne. Każde pole, każda wartość i każdy znacznik mają ściśle określony format.
Co to oznacza w praktyce? Papierowa faktura czy PDF, który przekazujesz klientowi, staje się tylko wizualizacją – pomocą dla człowieka, ale nie dokumentem źródłowym. W przypadkach objętych obowiązkiem KSeF dokumentem źródłowym jest faktura ustrukturyzowana (XML) w systemie KSeF, a PDF lub wydruk pełni rolę wizualizacji dla odbiorcy. W trybie online faktura zostaje wystawiona w momencie przesłania do systemu, a następnie otrzymuje unikalny numer KSeF.
Dodatkowa korzyść: faktury w KSeF są przechowywane przez 10 lat przez system państwowy. Oznacza to zwolnienie z obowiązku prowadzenia własnego archiwum papierowych dokumentów.
KSeF od kiedy obowiązkowy? Kluczowe terminy
KSeF od kiedy zacznie obowiązywać? System już działa – terminy zostały potwierdzone ustawą podpisaną przez Prezydenta 27 sierpnia 2025 roku.
Harmonogram wdrożenia KSeF dla przedsiębiorców
Obowiązek wchodzi w życie etapami:
- 1 lutego 2026 – duże firmy (obrót powyżej 200 mln zł w 2024 r.) muszą wystawiać faktury w KSeF
- 1 lutego 2026 – wszyscy przedsiębiorcy powinni być przygotowani do odbierania faktur z KSeF (dostawcy dużych firm wystawiają już wyłącznie e-faktury)
- 1 kwietnia 2026 – pozostali przedsiębiorcy (w tym większość lokali gastronomicznych) muszą wystawiać faktury w KSeF
- 1 stycznia 2027 – najmniejsze firmy, które korzystają z ułatwień przejściowych (łączna wartość faktur wystawianych poza KSeF do 10 tys. zł brutto miesięcznie)
Ważne: Do końca 2026 roku obowiązuje okres przejściowy, w którym co do zasady nie są nakładane kary administracyjne za błędy związane z KSeF. Administracja skarbowa koncentruje się na edukacji i wsparciu przedsiębiorców.
KSeF w gastronomii – od kiedy Twoja restauracja musi korzystać z systemu?
Większość restauracji, kawiarni i barów to małe i średnie firmy, więc obowiązek wystawiania faktur obejmie je od 1 kwietnia 2026 roku.
Warto jednak pamiętać, że już teraz Twoi dostawcy mogą (a docelowo w relacjach B2B będą) wystawiać faktury przez KSeF. Hurtownie spożywcze, firmy energetyczne, dostawcy napojów – jako duże podmioty korzystają z systemu od 1 lutego. Aby mieć bieżący dostęp do faktur kosztowych, warto już teraz skonfigurować odbiór dokumentów z KSeF.
Jak KSeF zmienia fakturowanie w restauracji?
KSeF to nie tylko nowy system – to nowy sposób myślenia o fakturach. Dla właścicieli restauracji oznacza kilka konkretnych zmian w codziennej pracy.
Faktura istnieje dopiero po nadaniu numeru KSeF
W tradycyjnym modelu faktura była „gotowa” w momencie wydruku lub zapisania pliku. W przypadku KSeF liczy się to, czy dokument został poprawnie przesłany i przyjęty przez system (otrzymujesz potwierdzenie/UPO). Jeśli plik zostanie odrzucony to faktura nie została wystawiona i trzeba wysłać poprawną wersję.
Ważny niuans: w trybie online faktura jest uznana za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF, nawet jeśli numer KSeF zostanie nadany chwilę później (np. po północy). Jeśli przekazujesz klientowi wizualizację faktury (wydruk lub PDF) poza KSeF, powinna ona zawierać numer KSeF oraz kod QR umożliwiający weryfikację dokumentu w systemie.
Faktury kosztowe w KSeF – dokumenty od dostawców w jednym miejscu
Wielu restauratorów skupia się tylko na fakturach sprzedażowych, ale KSeF obejmuje również faktury zakupowe. Twoi dostawcy – hurtownie spożywcze, firmy dostarczające napoje, usługi serwisowe, energia, internet wystawiają faktury przez KSeF.
Co to oznacza w praktyce? Automatyczny dostęp do wszystkich faktur kosztowych w jednym miejscu, bez konieczności zbierania papierowych dokumentów czy przeszukiwania skrzynki mailowej. To znaczne ułatwienie przy rozliczeniach i krok w stronę automatyzacji księgowości.
Sprawne e-fakturowanie z GoPOS
Korzystanie z KSeF nie musi oznaczać komplikacji. GoPOS zapewnia sprawną obsługę e-fakturowania i uporządkowany proces zgodny z nowymi przepisami.
Wystawiasz fakturę z systemu POS lub z komputera. Jedno kliknięcie i dokument trafia do KSeF. Masz podgląd statusów, alert o niewysłanych fakturach i pewność, że wszystko działa jak należy.
Korzyści z KSeF dla restauratorów
Obowiązkowe e-fakturowanie to nie tylko wymóg narzucony przez państwo. W dłuższej perspektywie może uporządkować wiele procesów w Twoim lokalu i przynieść realne oszczędności.
Archiwizacja faktur przez 10 lat – bez papierów i segregatorów
System KSeF przejmuje obowiązek archiwizacji dokumentów. Faktury są przechowywane przez 10 lat w systemie państwowym, co oznacza pełne zwolnienie z obowiązku przechowywania papierowych kopii.
Nie musisz już trzymać segregatorów z fakturami, tworzyć kopii zapasowych ani martwić się o zgubione dokumenty. W razie kontroli skarbowej wszystko jest dostępne w systemie – zarówno dla Ciebie, jak i dla urzędu. To mniej obowiązków administracyjnych i większe bezpieczeństwo danych.
Szybszy zwrot VAT – do 40 dni zamiast 60
KSeF może skrócić termin zwrotu VAT z 60 do 40 dni, jeśli spełnisz ustawowe warunki (m.in. dotyczące sposobu fakturowania i rozliczeń). Dla restauracji, która często operuje na niskich marżach i potrzebuje płynności finansowej, to istotna różnica.
Szybszy zwrot oznacza więcej gotówki w kasie, którą możesz przeznaczyć na bieżące wydatki, zakupy towaru czy rozwój lokalu.
Automatyzacja księgowości i mniej błędów
Ujednolicony format faktur XML oznacza, że systemy księgowe mogą automatycznie przetwarzać dokumenty bez ręcznego przepisywania danych. Mniej pracy dla księgowej, mniej błędów wynikających z literówek czy pomyłek przy wprowadzaniu kwot.
Dodatkowo łatwiejsze staje się przeprowadzanie kontroli i audytów. Wszystkie dokumenty są w jednym miejscu, w jednolitym formacie, z pełną historią zmian.
Webinar: Jak KSeF wywróci pracę w restauracji do góry nogami?
Chcesz wiedzieć więcej o praktycznych aspektach wdrożenia KSeF? Obejrzyj darmowy webinar „Jak KSeF wywróci pracę w restauracji do góry nogami?”, w którym Bianka Kurowska – księgowa z ponad 10-letnim doświadczeniem i autorka profilu pani.pit wyjaśnia, co nowe przepisy oznaczają dla codziennej pracy lokalu.
Czego się dowiesz:
- Jak KSeF wpływa na pracę kelnerów i zaplecza
- Gdzie mogą pojawić się opóźnienia w najbardziej ruchliwych momentach
- Jak przygotować zespół na nowe obowiązki
- Praktyczna checklista „KSeF-ready” dla Twojego lokalu
KSeF w GoPOS – jak wystawiać faktury do Krajowego Systemu e-Faktur?
GoPOS jest w pełni zintegrowany z KSeF i gotowy na nowe przepisy. Wystawianie faktur do Krajowego Systemu e-Faktur działa zarówno z poziomu terminala sprzedażowego, jak i aplikacji webowej. Ty wybierasz, co jest wygodniejsze w danym momencie.
Jednorazowa konfiguracja – i gotowe
Konfiguracja integracji z KSeF w GoPOS jest prosta. Wygeneruj token na stronie Ministerstwa Finansów, wklej go w ustawieniach faktur w aplikacji webowej GoPOS i zdecyduj, czy faktury mają być wysyłane automatycznie, czy wolisz kontrolować każdą wysyłkę ręcznie. Konfigurujesz raz – potem system działa sam. Docelowo system GoPOS będzie oferować również integrację przez certyfikat.
Wystawianie faktur do KSeF z terminala POS
Klient prosi o fakturę przy kasie? Wystawiasz ją w kilka sekund, bez konieczności sięgania po komputer. Wystarczy wpisać NIP, a GoPOS automatycznie pobierze dane firmy z bazy GUS – pełną nazwę i adres. Dzięki temu eliminujesz literówki i masz pewność, że faktura zawiera aktualne dane zgodne z rejestrem.
Przy rachunkach powyżej 450 zł nie możesz wystawić faktury uproszczonej (paragonu z NIP) – w takim przypadku skorzystaj z opcji „szybka faktura”, która pozwala wystawić pełną fakturę bez drukowania paragonu.
Po wystawieniu i zatwierdzeniu faktury dokument trafia do KSeF – automatycznie (jeśli masz włączoną tę opcję) lub po dodatkowym potwierdzeniu wysyłki. Kelner lub kasjer nie musi znać się na systemach Ministerstwa Finansów – wszystko dzieje się w tle.
Wystawianie faktur do KSeF z aplikacji webowej
Wolisz wystawiać faktury z komputera? W aplikacji webowej GoPOS dostępnej z przeglądarki na dowolnym urządzeniu – masz pełną kontrolę nad dokumentacją. Możesz wystawić fakturę do zamkniętego rachunku albo utworzyć fakturę niepowiązaną z żadnym rachunkiem.
To wygodne rozwiązanie dla właściciela lub księgowej, którzy wolą pracować poza terminalem przy kasie.
Automatyczna lub ręczna wysyłka – Ty decydujesz
W ustawieniach GoPOS znajdziesz przełącznik „Wysyłaj faktury do KSeF automatycznie”. Gdy go włączysz, każda zatwierdzona faktura od razu trafia do systemu bez dodatkowych czynności.
Jeśli wolisz kontrolować proces ręcznie, zostaw opcję wyłączoną. Faktury wyślesz do KSeF w dogodnym momencie jednym kliknięciem.
Monitoring faktur – miej wszystko pod kontrolą
GoPOS pilnuje, żebyś nie przegapił żadnej faktury. Na głównym ekranie dashboardu zobaczysz alert z liczbą faktur niewysłanych do KSeF. Kliknij w niego i od razu przejdziesz do listy dokumentów oczekujących na wysyłkę.
Każda faktura ma widoczny status: „W trakcie”, „Zakończony” lub „Błąd”. Gdy faktura zostanie poprawnie wysłana do KSeF, przyjmie status „Zakończony”. Od tej chwili zawiera nadany numer KSeF wraz z kodem QR, a Ty masz pewność, że dokument trafił tam, gdzie powinien.
All in One – kompleksowe rozwiązanie dla gastronomi i pełna integracja z KSeF
Szukasz rozwiązania, które uprości nie tylko fakturowanie, ale całą obsługę lokalu? All in One to rozwiązanie łączące kasę fiskalną, aplikację POS i terminal płatniczy w jednym kompaktowym sprzęcie. Zamiast trzech osobnych urządzeń – masz jedno.
Co zyskujesz?
- Redukcja kosztów nawet o 70% w porównaniu z klasycznym zestawem POS
- Mobilny kelner – obsługujesz gości kompleksowo przy stoliku: od zamówienia, przez płatność, po wydruk paragonu
- Natychmiastowa fiskalizacja – włączasz i sprzedajesz legalnie w 10 minut
- Pełna integracja z KSeF – wystawiasz faktury jednym kliknięciem, a dokumenty trafiają do systemu automatycznie
All in One to idealne rozwiązanie dla restauracji, które chcą korzystać z KSeF bez komplikacji i zbędnych wydatków.
Skontaktuj się z nami
GoPOS to system sprzedaży stworzony z myślą o gastronomii i handlu detalicznym. Dla restauracji oferuje kompleksowy ekosystem – od obsługi gości, przez pracę kuchni, po sprzedaż online i pełną integrację z KSeF. Dla sklepów i punktów usługowych dostarcza narzędzia do szybkiej sprzedaży, zarządzania asortymentem i kontroli zapasów. Wszystko w jednym spójnym środowisku.
Potrzebujesz wsparcia przy wdrożeniu KSeF? Umów się na bezpłatną konsultację. Nasz zespół pokaże Ci, jak GoPOS usprawnia fakturowanie i codzienną pracę lokalu.
FAQ – najczęstsze pytania o KSeF
Kto musi korzystać z KSeF?
Obowiązek dotyczy wszystkich czynnych podatników VAT prowadzących działalność w Polsce. Jeśli wystawiasz faktury VAT – musisz korzystać z KSeF zgodnie z harmonogramem wdrożenia.
Czy KSeF dotyczy małych firm i jednoosobowych działalności?
Tak. KSeF obejmuje wszystkich podatników VAT, niezależnie od wielkości firmy. Różnica dotyczy terminu wdrożenia – duże firmy (obrót powyżej 200 mln zł) od 1 lutego 2026 r., pozostali od 1 kwietnia 2026 r. Najmniejsze firmy (sprzedaż do 10 000 zł miesięcznie) mogą wystawiać faktury poza KSeF do końca 2026 roku.
Co grozi za niestosowanie KSeF?
Po wejściu obowiązku brak wysyłki faktury do KSeF oznacza, że faktura nie została wystawiona w świetle prawa. Może to skutkować sankcjami podatkowymi i problemami z rozliczeniem VAT.
Czy klient otrzyma fakturę w innej formie niż dotychczas?
Klient nadal może otrzymać PDF lub wydruk – ale to tylko wizualizacja. Prawnie wiążąca faktura istnieje w systemie KSeF i ma unikalny numer identyfikacyjny.
Co z paragonem z NIP do 450 zł?
Do 31 grudnia 2026 roku możesz wystawiać faktury uproszczone (paragony z NIP do 450 zł) na kasie fiskalnej, bez obowiązku przesyłania ich do KSeF. Od 1 stycznia 2027 r. również te dokumenty będą musiały być wystawiane jako e-faktury w systemie KSeF.
Czy mogę edytować fakturę wysłaną do KSeF?
Nie. Faktura zarejestrowana w KSeF jest zablokowana do edycji. Jeśli popełniłeś błąd, musisz wystawić fakturę korygującą – nie możesz zmieniać oryginalnego dokumentu.
Czy faktura proforma trafia do KSeF?
Nie. Proformy nie są fakturami w rozumieniu ustawy o VAT, więc nie wysyła się ich do KSeF. System przyjmuje wyłącznie faktury sprzedażowe, zaliczkowe i korekty.
Czy mogę wystawiać faktury imienne do KSeF?
Tak. Faktury imienne (na osobę fizyczną, bez NIP) możesz wystawiać w KSeF, ale nie masz takiego obowiązku – to Twoja decyzja.