W dniu 27 sierpnia 2025 roku prezydent Karol Nawrocki podpisał nowelizację ustawy o VAT wprowadzającą Krajowy System e‑Faktur (KSeF) 2.0. W tym wpisie dowiesz się, czym dokładnie jest KSeF i jak działa e‑Faktura. Sprawdzisz też, jakie zmiany wprowadza ustawa, kto i kiedy musi się dostosować oraz w jaki sposób system GoPOS ułatwi Ci spełnienie nowych obowiązków.
Spis treści
Co to jest KSeF?
KSeF to centralna platforma administracji podatkowej, która umożliwia wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur w formie ustrukturyzowanej (XML). Dzięki niej fiskus (czyli Krajowa Administracja Skarbowa) będzie mógł niemal w czasie rzeczywistym śledzić transakcje przedsiębiorców, co znacznie zwiększy przejrzystość i kontrolę nad rozliczeniami podatkowymi. Dowiedz się więcej na temat tego, czym jest KSeF tutaj.
Czym jest e‑Faktura?
E‑Faktura to dokument elektroniczny w standardzie ustrukturyzowanym, przygotowany w formacie XML (FA(3)), który można przetwarzać automatycznie. Dzięki temu możliwa jest szybka walidacja danych, archiwizacja oraz integracja z systemami księgowymi i urzędowymi. Warto zaznaczyć, że wszystkie typy faktur korzystają z jednolitej struktury e‑Faktury. Po przesłaniu pliku do KSeF dokument uznawany jest za oficjalnie wystawiony, a system automatycznie przechowuje go przez okres 10 lat.
Harmonogram wdrożenia KSeF
Nowe prawo wprowadza stopniowe wdrożenie KSeF dla różnych grup przedsiębiorców:
-
1 lutego 2026 r. – obowiązkowe korzystanie z KSeF przez dużych podatników (sprzedaż w 2025 r. > 200 mln zł).
-
1 kwietnia 2026 r. – obowiązek rozszerzony na pozostałe firmy, z wyjątkiem mikroprzedsiębiorców, którzy osiągają miesięczny obrót poniżej 10 tys.zł.
-
1 stycznia 2027 r. – ostatni etap obejmuje „wykluczonych cyfrowo”.
WAŻNE!
Bez względu na termin wdrożenia obowiązku wystawiania faktur, już od 1 lutego 2026 r. musisz odbierać faktury z KSeF. Oznacza to, że nawet jeśli wystawianie e‑Faktur zacznie Cię dotyczyć później, na ich odbiór musisz być gotowy wcześniej. Twoi kontrahenci mogą korzystać z KSeF szybciej niż Ty, dlatego warto przygotować się odpowiednio wcześniej.
Jakie zmiany czekają przedsiębiorców?
Dla firm KSeF 2.0 to nie tylko krok naprzód w technologii, ale również istotna zmiana w codziennym funkcjonowaniu systemu fakturowania. Jakie zmiany czekają między innymi przedsiębiorców?
-
Nowy tryb offline24 – umożliwi wystawianie faktur poza KSeF w razie awarii lub braku internetu, bez konieczności podawania przyczyny. Faktura musi jednak trafić do systemu najpóźniej następnego dnia roboczego, co może być problematyczne przy dłuższych przerwach technicznych.
-
Zaktualizowana struktura faktury FA(3) – struktura FA(3) rozszerza możliwości systemu KSeF o funkcje, które dotąd były dostępne wyłącznie poza jego standardowym zakresem. Chodzi między innymi o możliwość dołączania załączników do faktur, umieszczania kodów QR identyfikujących fakturę, dodawanie nowych pól w zakresie metadanych – płatności i identyfikatrów odbiorców np. akministracji publicznej.
Dobrą wiadomością dla przedsiębiorców jest to, że do końca 2026 roku nie będą stosowane kary za nieprawidłowości w korzystaniu z KSeF, dając firmom czas na dostosowanie się i zdobycie odpowiedniej wiedzy.
Już wkrótce połączenie KSeF z GoPOS!
Już niebawem oprogramowanie sprzedażowe GoPOS będzie w pełni gotowe, aby zapewnić Ci wsparcie do wygodnego i sprawnego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Zagwarantujemy płynny i bezpieczny przepływ danych – dzięki naszym rozwiązaniom wystawianie, odbieranie, przechowywanie i udostępnianie elektronicznych faktur z KSeF w GoPOS będzie jeszcze wygodniejsze!
Jeśli wciąż nie korzystasz z GoPOS – zainwestuj w sprawdzony system sprzedażowy, dzięki któremu będziesz łatwo i sprawnie wypełniać prawne obowiązki Twojej firmy. Postaw na intuicyjne rozwiązanie, umożliwiające sprzedaż w zaledwie 3 kliknięciach, a także zapewniające dostęp do rozbudowanych raportów sprzedażowych z poziomu dowolnego urządzenia z dostępem do Internetu!
Jak KSeF ułatwi Twoją pracę?
Dzięki KSeF fakturowanie staje się w pełni zautomatyzowane i cyfrowe – żegnaj papierowa dokumentacja. System umożliwia błyskawiczne zwroty VAT, dzięki natychmiastowej weryfikacji przez KAS (fiskus). KSeF centralizuje faktury i pozwala na ich obsługę z dowolnego miejsca, zapewniając jednocześnie wysoki poziom bezpieczeństwa.
Podsumowanie
Podpisanie przez prezydenta Karola Nawrockiego nowelizacji ustawy o VAT oznacza, że Krajowy System e‑Faktur już niebawem stanie się obowiązkowym narzędziem dla firm w całej Polsce. KSeF to zupełnie nowy sposób zarządzania fakturami, który niesie za sobą automatyzację, bezpieczeństwo i pełną cyfryzację obiegu dokumentów.
Choć obowiązek wystawiania faktur przez KSeF zostanie wdrożony etapami, już od 1 lutego 2026 r. wszyscy przedsiębiorcy będą musieli odbierać e‑Faktury w nowej strukturze. To idealny moment, aby rozpocząć przygotowania i wdrażać systemy wspierające cyfrowe fakturowanie.
Warto wiedzieć, że GoPOS już przygotowuje pełną integrację z KSeF, dzięki czemu niedługo zaoferuje kompleksowe narzędzie do wygodnego i zgodnego z przepisami wystawiania, odbierania i zarządzania fakturami. Jeśli chcesz przejść przez nadchodzące zmiany sprawnie i bez stresu, zacznij od wdrożenia nowoczesnego systemu sprzedażowego, który będzie gotowy na nową rzeczywistość fakturowania.
FAQ – Najczęściej zadawane pytania o KSeF 2.0
Czym jest KSeF i dlaczego staje się obowiązkowy?
KSeF, czyli Krajowy System e‑Faktur, to centralna platforma służąca do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Od 2026 roku jego stosowanie stanie się obowiązkiem, aby zwiększyć przejrzystość rozliczeń i przyspieszyć cyfryzację procesów podatkowych w Polsce.
Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy dla mojej firmy?
Wdrożenie zależy od wielkości firmy. Duże przedsiębiorstwa muszą wystawiać faktury przez KSeF od 1 lutego 2026 r., od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek zostanie rozszerzony na pozostałe firmy, z wyjątkiem mikroprzedsiębiorców, którzy osiągają miesięczny obrót poniżej 10 tys.zł. Mikrofirmy wykluczone cyfrowo będą miały czas do 1 stycznia 2027 r.
Czy muszę odbierać faktury z KSeF, jeśli jeszcze ich nie wystawiam?
Tak. Już od 1 lutego 2026 r. każdy przedsiębiorca będzie zobowiązany do odbierania e‑Faktur przez KSeF, niezależnie od tego, kiedy sam zacznie je wystawiać.
Czy mogę wystawiać faktury bezpośrednio z własnego programu sprzedażowego?
Tak, pod warunkiem że Twój program będzie zintegrowany z KSeF. System GoPOS planuje pełną integrację, co umożliwi automatyczne wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur zgodnie z wymogami KSeF.
Jakie są korzyści z korzystania z KSeF?
KSeF umożliwia automatyzację fakturowania, szybsze zwroty VAT, centralne przechowywanie dokumentów, większe bezpieczeństwo oraz natychmiastową weryfikację faktur przez KAS.
Czy są przewidziane kary za nieprawidłowości w KSeF?
Do końca 2026 roku nie będą nakładane kary za błędy w korzystaniu z systemu. Ten okres ma służyć dostosowaniu się i edukacji przedsiębiorców.
Czym różni się faktura elektroniczna od e‑Faktury w KSeF?
Tradycyjna faktura elektroniczna (np. PDF wysyłany mailem) różni się od e‑Faktury w KSeF, która ma określoną strukturę XML i trafia bezpośrednio do systemu Ministerstwa Finansów.
Czy e‑Faktury są przechowywane w KSeF na zawsze?
Nie. System KSeF przechowuje faktury przez 10 lat od daty wystawienia. Po tym czasie obowiązek ich archiwizacji przechodzi na przedsiębiorcę.
Czy GoPOS już obsługuje KSeF?
Aktualnie GoPOS przygotowuje pełną integrację z KSeF. Funkcjonalność ta będzie wkrótce dostępna i umożliwi wygodne zarządzanie e‑Fakturami bezpośrednio z systemu sprzedażowego.
Czy mogę przetestować KSeF przed obowiązkowym wdrożeniem?
Tak. Ministerstwo Finansów udostępnia środowiska testowe, dokumentację API oraz strukturę logiczną FA(3), dzięki czemu firmy mogą przygotować się wcześniej.