W dniu 27 sierpnia 2025 roku prezydent Karol Nawrocki podpisał nowelizację ustawy o VAT wprowadzającą Krajowy System e‑Faktur (KSeF) 2.0. W tym wpisie wyjaśniamy, czym jest KSeF i e-Faktura, jakie są terminy obowiązku oraz co to oznacza w praktyce. System GoPOS jest zintegrowany z KSeF, więc fakturowanie i wysyłkę dokumentów realizujesz sprawnie i bez zbędnych kroków.
Spis treści
Co to jest KSeF?
KSeF to centralna platforma administracji podatkowej, która umożliwia wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur w formie ustrukturyzowanej (XML). Dzięki temu faktury są weryfikowane przez system i zyskują numer identyfikujący, który potwierdza ich ważność. Dowiedz się więcej na temat tego, czym jest KSeF tutaj.
Czym jest e‑Faktura?
E‑Faktura to dokument elektroniczny w standardzie ustrukturyzowanym, przygotowany w formacie XML (FA(3)), który można przetwarzać automatycznie. Dzięki temu możliwa jest szybka walidacja danych, archiwizacja oraz integracja z systemami księgowymi i urzędowymi. Warto zaznaczyć, że wszystkie typy faktur korzystają z jednolitej struktury e‑Faktury. Po przesłaniu pliku do KSeF dokument uznawany jest za oficjalnie wystawiony, a system automatycznie przechowuje go przez okres 10 lat.
Harmonogram wdrożenia KSeF
Obowiązek korzystania z KSeF zależy od skali działalności. Kluczowe terminy to:
-
1 lutego 2026 r. – dla największych podatników, których wartość sprzedaży (wraz z VAT) za 2024 r. przekroczyła 200 mln zł.
-
1 kwietnia 2026 r. – obowiązek rozszerzony na pozostałe firmy, z wyjątkiem mikroprzedsiębiorców.
-
1 stycznia 2027 r. – droczenie dla najmniejszych podmiotów w okresie przejściowym: m.in. sprzedaż na fakturach do 10 tys. zł miesięcznie i faktury o niskich kwotach (np. do 450 zł).
WAŻNE!
Bez względu na termin wdrożenia obowiązku wystawiania faktur w KSeF, od 1 lutego 2026 r. firmy powinny być gotowe na odbieranie e-Faktur od kontrahentów. Termin 1 kwietnia 2026 r. dotyczy przede wszystkim momentu, od którego kolejne grupy przedsiębiorców mają obowiązek wystawiać faktury w KSeF – natomiast faktury wystawione przez inne podmioty mogą trafiać do KSeF wcześniej, dlatego warto przygotować procesy i narzędzia do ich obsługi.
Jakie zmiany czekają przedsiębiorców?
Dla firm KSeF to nie tylko nowy obowiązek, ale też zmiana sposobu pracy z fakturami i danymi. Najważniejsze elementy KSeF 2.0 to m.in.:
-
Nowy tryb offline24 – rozwiązanie na wypadek problemów technicznych (np. brak internetu). Pozwala wystawić fakturę poza KSeF i dosłać ją do systemu niezwłocznie, najpóźniej w następnym dniu roboczym.
-
Zaktualizowana struktura faktury FA(3) – nowa struktura rozszerza możliwości KSeF o elementy, które wcześniej były ograniczone lub realizowane poza standardowym zakresem systemu. Chodzi m.in. o możliwość dołączania załączników do faktur, obsługę dodatkowych elementów identyfikacyjnych (np. kody/oznaczenia ułatwiające identyfikację faktury) oraz nowe pola w metadanych, np. dotyczące płatności czy identyfikatorów odbiorców (w tym w specyficznych przypadkach, jak administracja publiczna).
Dobrą wiadomością dla przedsiębiorców jest to, że do końca 2026 roku nie będą stosowane kary za nieprawidłowości w korzystaniu z KSeF, dając firmom czas na dostosowanie się i zdobycie odpowiedniej wiedzy.
System GoPOS zintegrowany z KSeF!
Z GoPOS KSeF nie komplikuje pracy – faktury wystawiasz w systemie i wysyłasz do KSeF bez zbędnych kroków, bez przełączania narzędzi i bez ręcznego przepisywania danych. Możesz działać zarówno na POS, jak i w aplikacji webowej, a cały proces masz w jednym, spójnym środowisku.
Dodatkowo masz podgląd statusów dokumentów, więc łatwo kontrolujesz, co zostało wysłane i czy wszystko jest dopięte. A gdy pojawi się przerwa w łączności, system może kolejkować dokumenty do wysyłki i zająć się tym automatycznie po powrocie połączenia.
Szczegóły integracji znajdziesz na naszej stronie o Krajowym Systemie e-Faktur(KSeF). Masz pytania lub chcesz poznać szczegóły działania ekosystemu GoPOS? Skontaktuj się z naszym zespołem!
Jak KSeF ułatwi Twoją pracę?
KSeF porządkuje obieg faktur, bo dokument trafia do centralnego systemu i jest tam przechowywany. W praktyce oznacza to łatwiejszy dostęp do faktur, uporządkowaną historię dokumentów i mniej problemów z duplikatami czy archiwizacją. Jedną z korzyści może być też szybszy zwrot VAT (40 dni zamiast 60) – w przypadkach, w których przepisy przewidują taki termin.
Podsumowanie
Podpisanie przez prezydenta Karola Nawrockiego nowelizacji ustawy o VAT oznacza, że Krajowy System e-Faktur (KSeF) funkcjonuje już jako obowiązkowe narzędzie dla części firm, a kolejne grupy przedsiębiorców dołączają zgodnie z harmonogramem. KSeF to nowy sposób zarządzania fakturami, który porządkuje obieg dokumentów i przenosi go do formy cyfrowej.
Warto pamiętać, że niezależnie od terminu obowiązku wystawiania faktur w KSeF, od 1 lutego 2026 r. firmy powinny być gotowe na odbieranie e-Faktur od kontrahentów w nowej strukturze. Dlatego kluczowe jest uporządkowanie procesu fakturowania i wybór narzędzia, które pozwala obsłużyć KSeF.
System GoPOS jest zintegrowany z KSeF – faktury wystawiasz w systemie i wysyłasz je do KSeF bez zbędnych kroków, a status dokumentów masz pod kontrolą. Jeśli chcesz zobaczyć, jak to wygląda w praktyce i dobrać rozwiązanie do Twojego biznesu, skontaktuj się z naszym zespołem i umów bezpłatną konsultację.
FAQ – Najczęściej zadawane pytania o KSeF 2.0
Czym jest KSeF i dlaczego staje się obowiązkowy?
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to centralna platforma do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Obowiązek korzystania z KSeF jest wprowadzany zgodnie z harmonogramem, aby zwiększyć przejrzystość rozliczeń i przyspieszyć cyfryzację procesów podatkowych w Polsce.
Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy dla mojej firmy?
Wdrożenie zależy od wielkości firmy. Najwięksi podatnicy muszą korzystać z KSeF od 1 lutego 2026 r., a od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek obejmuje pozostałych przedsiębiorców. Dla najmniejszych podmiotów przewidziano odroczenie do 1 stycznia 2027 r. (przy spełnieniu warunków dotyczących niskiej sprzedaży dokumentowanej fakturami i niskich kwot transakcji).
Czy muszę odbierać faktury z KSeF, jeśli jeszcze ich nie wystawiam?
Tak. Już od 1 lutego 2026 r. każdy przedsiębiorca będzie zobowiązany do odbierania e‑Faktur przez KSeF, niezależnie od tego, kiedy sam zacznie je wystawiać.
Czy mogę wystawiać faktury bezpośrednio z własnego programu sprzedażowego?
Tak, pod warunkiem że Twój program będzie zintegrowany z KSeF. System GoPOS jest zintegrowany z KSeF, co umożliwia automatyczne wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur zgodnie z wymogami KSeF.
Jakie są korzyści z korzystania z KSeF?
KSeF umożliwia automatyzację fakturowania, szybsze zwroty VAT, centralne przechowywanie dokumentów, większe bezpieczeństwo oraz natychmiastową weryfikację faktur przez KAS.
Czy są przewidziane kary za nieprawidłowości w KSeF?
Do końca 2026 roku nie będą nakładane kary za błędy w korzystaniu z systemu. Ten okres ma służyć dostosowaniu się i edukacji przedsiębiorców.
Czym różni się faktura elektroniczna od e‑Faktury w KSeF?
Tradycyjna faktura elektroniczna (np. PDF wysyłany mailem) różni się od e‑Faktury w KSeF, która ma określoną strukturę XML i trafia bezpośrednio do systemu Ministerstwa Finansów.
Czy e‑Faktury są przechowywane w KSeF na zawsze?
Nie. System KSeF przechowuje faktury przez 10 lat od daty wystawienia. Po tym czasie obowiązek ich archiwizacji przechodzi na przedsiębiorcę.
Czy GoPOS już obsługuje KSeF?
Tak. W GoPOS KSeF masz ogarnięty w jednym procesie: wystawiasz fakturę w systemie i wysyłasz ją do KSeF bez zbędnych kroków. Do tego widzisz statusy dokumentów, więc wszystko jest pod kontrolą.
Czy mogę przetestować KSeF przed obowiązkowym wdrożeniem?
Tak. Ministerstwo Finansów udostępnia środowiska testowe, dokumentację API oraz strukturę logiczną FA(3), dzięki czemu firmy mogą przygotować się wcześniej.