KSeF w gastronomii to temat, który od 2026 roku dotknie każdego właściciela restauracji, baru czy kawiarni w Polsce. Krajowy System e-Faktur wprowadza ustrukturyzowany obieg dokumentów sprzedażowych w formacie XML, co oznacza fundamentalną zmianę w sposobie wystawiania i odbierania faktur.
Podczas webinaru Akademii GoPOS księgowa Bianka Kurowska wyjaśniła, jakie wyzwania operacyjne czekają branżę i jak się do nich przygotować. Poniżej znajdziesz praktyczny przewodnik – od kluczowych dat, przez nowe obowiązki, aż po gotowy plan wdrożenia.
Spis treści
Czym jest KSeF i czy dotyczy Twojej restauracji?
Krajowy System e-Faktur to centralna platforma do wystawiania, odbierania i przechowywania ustrukturyzowanych faktur w formacie XML. Głównym celem systemu jest skupienie wszystkich dokumentów sprzedażowych w jednym miejscu, z którego mogą je pobierać zarówno wystawcy, jak i odbiorcy. To fundamentalna zmiana w stosunku do dotychczasowego modelu, gdzie faktury funkcjonowały jako osobne pliki PDF, wydruki czy załączniki mailowe.
W praktyce obowiązek KSeF obejmie głównie faktury wystawiane na rzecz firm (B2B), natomiast faktury dla konsumentów indywidualnych (B2C) pozostaną dobrowolne. Co to oznacza dla gastronomii? Jeśli Twoja restauracja obsługuje klientów biznesowych, wystawia faktury na firmy, realizuje catering korporacyjny lub eventy firmowe – będziesz musiał dostosować się do nowych przepisów.
Jednak nawet lokale wystawiające niewiele faktur sprzedażowych nie unikną kontaktu z KSeF. Od 1 lutego 2026 r. faktury kosztowe od wielu dostawców będą dostępne wyłącznie w systemie ministerialnym – dlatego warto wcześniej zapewnić sobie dostęp i wdrożyć procedurę codziennej weryfikacji dokumentów.
Warto podkreślić, że przy kontrahentach zagranicznych lub konsumentach bez NIP fakturę trzeba przekazać w sposób uzgodniony – najczęściej jako PDF lub wydruk. KSeF nie eliminuje więc całkowicie tradycyjnych form przekazywania dokumentów, ale znacząco zmienia proporcje.
Obejrzyj całe nagranie z webinaru o KSeF w gastronomii
Ten artykuł powstał na podstawie webinaru Akademii GoPOS prowadzonego przez księgową Biankę Kurowską. Jeśli chcesz poznać wszystkie szczegóły, zobaczyć slajdy i usłyszeć odpowiedzi na pytania uczestników – obejrzyj pełne nagranie.
Obejrzyj webinar: Jak KSeF wywróci pracęw restauracji do góry nogami?
Kluczowe daty wdrożenia KSeF dla restauracji
Harmonogram wprowadzania obowiązkowego KSeF w gastronomii został rozłożony na trzy etapy, co daje właścicielom lokali czas na przygotowanie procesów i przeszkolenie zespołu.
1 lutego 2026 – obowiązek dla dużych przedsiębiorstw (obrót powyżej 200 mln zł). Dla gastronomii oznacza to przede wszystkim konieczność odbioru faktur zakupowych od dużych dostawców – firm energetycznych, telekomunikacyjnych czy hurtowni działających na dużą skalę.
1 kwietnia 2026 – obowiązek dla pozostałych podatników VAT, w tym jednoosobowych działalności gospodarczych i małych oraz średnich przedsiębiorstw. To kluczowa data dla większości restauracji, barów i kawiarni w Polsce.
1 stycznia 2027 – obowiązek dla najmniejszych firm oraz całkowite wycofanie uproszczonych faktur. Od tego dnia paragony z NIP do 450 zł przestaną funkcjonować jako pełnoprawne dokumenty księgowe – konieczne będzie wystawianie standardowych faktur nawet na niewielkie kwoty.
Do końca 2026 r. działa ułatwienie dla najmniejszych podmiotów: jeśli w danym miesiącu suma sprzedaży udokumentowanej fakturami poza KSeF nie przekroczy 10 000 zł brutto, można je wystawiać poza systemem. Po przekroczeniu limitu obowiązek KSeF obejmuje faktury począwszy od tej, którą przekroczono próg.
Jak KSeF zmieni codzienną pracę w gastronomii?
Wdrożenie KSeF wpłynie na trzy kluczowe obszary funkcjonowania restauracji: wykorzystywane oprogramowanie, procesy zaplecza (back office) oraz bezpośrednią obsługę klienta przy kasie. Poniżej omawiamy każdy z nich szczegółowo.
Integracja systemu POS z KSeF
Podstawowym warunkiem sprawnego funkcjonowania w nowej rzeczywistości jest posiadanie systemu POS zintegrowanego z KSeF. Bez odpowiedniej integracji właściciel będzie zmuszony do ręcznego logowania się do platformy ministerialnej, generowania plików XML i osobnego wgrywania każdej faktury. Przy intensywnym ruchu w lokalu gastronomicznym to rozwiązanie czasochłonne, frustrujące i podatne na błędy.
W KSeF kluczowy jest moment wysyłki dokumentu do systemu – to on wyznacza datę wystawienia faktury. Oznacza to, że jeśli wystawisz fakturę w poniedziałek, ale wyślesz ją do KSeF we wtorek, oficjalną datą wystawienia będzie wtorek. W trybie awaryjnym (offline) obowiązują dodatkowe terminy – dosłanie dokumentu najpóźniej następnego dnia roboczego.
Dobrze zintegrowany system POS pozwala na automatyczną wysyłkę faktur. Eliminuje to konieczność pamiętania o dodatkowych krokach i znacząco odciąża personel, który może skupić się na obsłudze gości zamiast na administracji.
GoPOS – gotowy na KSeF od pierwszego dnia obowiązywania
GoPOS będzie w pełni przygotowany na obowiązkowy KSeF od momentu wejścia przepisów w życie. Faktury wystawione w systemie trafią automatycznie do platformy ministerialnej – bez dodatkowego logowania do narzędzi Ministerstwa Finansów i ręcznego wprowadzania dokumentów.
Umów bezpłatną konsultację i dobierz rozwiązania z kompleksowego ekosystemu GoPOS dopasowane do Twojego lokalu. GoPOS będzie przygotowany do pracy zgodnie z wymaganiami KSeF, a proces fakturowania będzie zautomatyzowany w systemie – tak, aby ograniczyć ręczną pracę i odciążyć zespół w codziennej obsłudze.
Odbiór faktur zakupowych – nowa codzienna rutyna
Znacząca zmiana dotknie sposób przyjmowania dostaw i weryfikacji faktur kosztowych. Do tej pory standardem było otrzymywanie faktury papierowej wraz z towarem, co umożliwiało natychmiastowe sprawdzenie zgodności dostawy z dokumentem. W modelu KSeF faktura może pojawić się w systemie z pewnym opóźnieniem, a dostawca przekaże jedynie potwierdzenie wydania towaru lub dokument WZ.
Z praktycznych wniosków webinaru wynika, że właściciele powinni wyznaczyć konkretną osobę odpowiedzialną za codzienny odbiór i weryfikację faktur zakupowych w KSeF. Regularne logowanie do systemu – najlepiej o ustalonej porze każdego dnia, co pozwoli wychwycić ewentualne pomyłki. Może się zdarzyć, że kontrahent omyłkowo wystawi fakturę na niewłaściwy NIP, a dokument trafi do Twojego konta w KSeF mimo że nie dotyczy Twojego lokalu.
Jest też dobra wiadomość: KSeF całkowicie eliminuje problem zagubionych faktur. Sytuacje, w których faktura za paliwo czy drobny zakup firmowy „jeździła” w kieszeni pracownika przez dwa miesiące, przestaną mieć miejsce. Dokument będzie dostępny w systemie niezależnie od tego, co stanie się z jego papierową wersją, co to oznacza lepszą kontrolę kosztów i mniej stresu przed zamknięciem miesiąca.
Obsługa klienta przy kasie – co musi wiedzieć kelner?
Największe zmiany operacyjne odczuje personel bezpośrednio obsługujący gości. Klient proszący o fakturę nie otrzyma już natychmiast wydrukowanego dokumentu w tradycyjnej formie – faktura musi najpierw trafić do KSeF i uzyskać 32-znakowy numer identyfikacyjny.
Po wystawieniu faktury system przekazuje ją do KSeF, a po nadaniu numeru można udostępnić klientowi wizualizację dokumentu (np. PDF lub wydruk) z kodem QR umożliwiającym weryfikację. W scenariuszach awaryjnych (tryb offline) możliwe jest wydanie potwierdzenia transakcji, zanim faktura otrzyma numer KSeF – obowiązują wtedy jednak dodatkowe zasady dotyczące oznaczenia dokumentu.
Szczególnie problematyczna może okazać się obsługa klientów w delegacjach służbowych, którzy dotychczas zabierali fakturę jako potwierdzenie poniesionego wydatku do rozliczenia z pracodawcą. W nowym modelu otrzymają jedynie potwierdzenie wysłania dokumentu, a właściwą fakturę pobiorą z systemu dopiero po zalogowaniu. Szczegółowe procedury dla takich sytuacji zostaną doprecyzowane się w praktyce po wejściu przepisów.
Obowiązkowy KSeF – nowe zadania właściciela i personelu
Odpowiedzialność za prawidłowe wdrożenie KSeF w gastronomii spoczywa na właścicielu lokalu. Musi on zadbać o trzy kluczowe obszary: integrację systemu z KSeF, nadanie uprawnień odpowiednim osobom oraz ustalenie jasnych procedur fakturowania.
W zakresie uprawnień właściciel decyduje, kto w lokalu będzie mógł wystawiać faktury, kto je przeglądać, a kto zarządzać dostępami innych użytkowników. W restauracjach zatrudniających wielu pracowników, a szczególnie sezonowych, praktycznym rozwiązaniem może być token – generowany w KSeF klucz dostępu wykorzystywany przez program sprzedażowy do uwierzytelnienia i autoryzacji. Dzięki temu nie trzeba zakładać osobnych dostępów w KSeF przy każdej zmianie kadrowej (dostępem zarządza się po stronie POS). A jeśli system POS prowadzi logi użytkowników, wewnętrznie zapisuje też, który pracownik wystawił daną fakturę.
Certyfikat imienny (generowany na konkretny PESEL) daje większą kontrolę nad tym, kto dokładnie wykonuje operacje w KSeF, ale wymaga aktywnego zarządzania – przy zwolnieniu pracownika trzeba pamiętać o odebraniu mu uprawnień. Token jest prostszy w obsłudze, ale mniej precyzyjny jeśli chodzi o identyfikację użytkownika na poziomie samego KSeF.
Zadania kelnera przy wystawianiu faktur obejmują:
- Prawidłowe pobranie danych – NIP i pełna nazwa firmy
- Weryfikację danych przed wysłaniem – sprawdzenie czy wyświetlona nazwa firmy odpowiada tej podanej przez klienta
- Upewnienie się, że dokument uzyskał UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) przed przekazaniem potwierdzenia klientowi
- Zgłaszanie błędów technicznych – zarówno związanych z systemem POS, jak i z samą platformą KSeF
Akademia GoPOS – darmowe szkolenia dla gastronomii
Ten webinar to tylko jedna z wielu bezpłatnych lekcji dostępnych w Akademii GoPOS. Platforma edukacyjna oferuje darmowe szkolenia gastronomiczne online dla branży HoReCa – od zarządzania lokalem, przez marketing, po kwestie prawne i podatkowe.
Dostępne materiały powstały we współpracy z ekspertami branżowymi w celu dostarczenia praktycznej wiedzy, konkretnych porad i sprawdzonych rozwiązań. Dołącz do tysięcy restauratorów, którzy rozwijają swoje umiejętności z Akademią GoPOS.
Szanse i zagrożenia związane z KSeF w gastronomii
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur niesie ze sobą zarówno korzyści, jak i wyzwania. Bianka Kurowska podczas webinaru określiła się jako optymistka, wskazując że przy odpowiednim przygotowaniu szanse przeważają nad zagrożeniami.
Korzyści z wdrożenia KSeF:
- Lepsza kontrola kosztów – wszystkie faktury zakupowe automatycznie trafiają do jednego miejsca, co ułatwia monitorowanie wydatków i planowanie budżetu
- Brak zagubionych dokumentów – koniec z szukaniem faktur po kieszeniach, portfelach i szufladach; każdy dokument jest dostępny w systemie
- Skrócenie terminu zwrotu VAT – od 1 lutego 2026 r. podstawowy termin zwrotu wynosi 40 dni zamiast dotychczasowych 60 dni
- Usprawnienie współpracy z biurem rachunkowym – księgowy z odpowiednimi uprawnieniami może samodzielnie pobierać faktury z KSeF
- Większa dyscyplina przy fakturowaniu – świadomość, że dokumenty trafiają do centralnej bazy, motywuje do dokładniejszej weryfikacji danych
- Eliminacja duplikatów – nie ma potrzeby wystawiania duplikatów faktur, bo oryginał jest zawsze dostępny w systemie
Zagrożenia i wyzwania:
- Konieczność pilnowania terminowości – w trybie offline obowiązuje dosłanie faktury najpóźniej następnego dnia roboczego
- Ryzyko zapomnienia o wysyłce – po intensywnej zmianie łatwo przeoczyć końcową weryfikację dokumentów
- Problemy techniczne – awarie systemu KSeF lub własnego oprogramowania mogą zakłócić bieżącą pracę
- Tryb offline wymaga dodatkowych procedural – osobne certyfikaty, dodatkowe kody QR, inne zasady oznaczania dokumentów
- Okres przejściowy – w pierwszych miesiącach funkcjonowania systemu procedury będą się dopiero kształtować
- Niejasności dotyczące obsługi delegacji – brak jednoznacznych wytycznych co do formy potwierdzenia dla klientów biznesowych
Większość zagrożeń można zminimalizować poprzez automatyzację wysyłki w systemie POS oraz przygotowanie pisemnych procedur awaryjnych dla personelu.
Wdrożenie KSeF krok po kroku – jak się przygotować?
Poniżej przedstawiamy osiem kroków, które pomogą Ci systematycznie przygotować restaurację do funkcjonowania w nowym systemie. Każdy z nich możesz realizować niezależnie, ale najlepsze efekty przyniesie przepracowanie ich po kolei.
Krok 1: Sprawdź termin obowiązywania dla Twojej firmy
Dla większości lokali gastronomicznych kluczową datą jest 1 kwietnia 2026. Pamiętaj jednak, że już od 1 lutego 2026 musisz być przygotowany na odbiór faktur zakupowych od dużych dostawców. Sprawdź też, czy kwalifikujesz się do ułatwienia dla najmniejszych podatników (limit 10 000 zł miesięcznie).
Krok 2: Wybierz sposób korzystania z KSeF
Do wyboru masz darmowe narzędzia Ministerstwa Finansów (Aplikacja Podatnika KSeF, e-mikrofirma) lub systemy POS z pełną integracją. Dla lokali gastronomicznych zdecydowanie zalecana jest ta druga opcja – ręczne wgrywanie faktur przy intensywnym ruchu gości jest niepraktyczne.
Integracja z KSeF bez komplikacji – GoPOS zrobi to za Ciebie
Zamiast ręcznie logować się do ministerialnej platformy i wgrywać każdą fakturę osobno, wybierz system, który zrobi to automatycznie. GoPOS będzie gotowy od pierwszego dnia obowiązywania przepisów. Chcesz sprawdzić, jak to działa w praktyce? Umów się na bezpłatną konsultację.
Krok 3: Uzyskaj dostęp do KSeF
Jednoosobowe działalności gospodarcze mogą zalogować się do KSeF od razu poprzez profil zaufany lub podpis kwalifikowany. Spółki muszą dodatkowo złożyć formularz ZAW-FA w urzędzie skarbowym, chyba że posiadają pieczęć kwalifikowaną (koszt ok. 700-1000 zł rocznie).
Krok 4: Wygeneruj certyfikat lub token
Certyfikat to klucz dostępu do systemu – można go wygenerować w aplikacji Ministerstwa Finansów. Dla restauracji z rotacją pracowników praktyczniejszy może być token wgrywany do programu. Pamiętaj, że to różne mechanizmy z różnym zakresem uprawnień.
Krok 5: Nadaj uprawnienia
Ustal, kto w lokalu będzie uprawniony do wystawiania faktur, kto do ich przeglądania, a kto do zarządzania dostępami. Nie zapomnij o nadaniu uprawnień biuru rachunkowemu – to znacząco usprawni miesięczne rozliczenia.
Krok 6: Przetestuj proces fakturowania
Ministerstwo udostępniło środowisko testowe (demo), w którym możesz sprawdzić cały proces bez konsekwencji. Wystaw kilka faktur próbnych, zweryfikuj zgodność ze schematem XML i upewnij się, że system zwraca UPO. Uwaga: w środowisku testowym nie podawaj prawdziwych danych swojej firmy.
Krok 7: Dostosuj procedury i przeszkol personel
Zaktualizuj procedury wystawiania faktur, odbierania dostaw i współpracy z księgowością. Przeprowadź praktyczne szkolenie dla wszystkich pracowników, którzy będą mieli kontakt z systemem – teoria jest ważna, ale kluczowe jest przećwiczenie rzeczywistych scenariuszy.
Krok 8: Monitoruj zmiany i aktualizacje
Przepisy dotyczące KSeF mogą jeszcze ewoluować. Śledź komunikaty Ministerstwa Finansów i upewnij się, że Twój system sprzedażowy jest zgodny z najnowszą wersją KSeF 2.0.
Mobilna kontrola nad lokalem w czasie rzeczywistym
Właściciel restauracji nie zawsze może być na miejscu, ale powinien mieć dostęp do tego, co dzieje się w lokalu. GoPOS Now to mobilna aplikacja stworzona z myślą o właścicielach i menadżerach, którzy chcą zarządzać biznesem z dowolnego miejsca. Wszystkie kluczowe dane sprzedażowe, wskaźniki operacyjne i informacje o pracy zespołu masz zawsze pod ręką.
Najważniejsze funkcje:
- Podgląd wyników sprzedaży w czasie rzeczywistym – masz wgląd w najważniejsze dane na bieżąco
- Monitorowanie pracy zespołu – sprawdzasz kto pracował na danej zmianie, czas pracy i wartość sprzedaży
- Szybki dostęp do raportów – analizujesz dane bez logowania do komputera
Im więcej procesów możesz kontrolować zdalnie, tym łatwiejsze staje się zarządzanie lokalem w okresie wdrażania nowych przepisów.
Praktyczny plan wdrożenia KSeF dla restauracji
Teoria to jedno, ale prawdziwe wyzwanie zaczyna się w momencie, gdy przepisy wchodzą w życie, a przy kasie stoi kolejka gości. Na zakończenie części merytorycznej webinaru Bianka Kurowska przedstawiła sześciopunktowy plan, który pozwala uporządkować wdrożenie KSeF i zminimalizować ryzyko chaosu w pierwszych tygodniach funkcjonowania systemu.
Plan opiera się na prostej zasadzie: lepiej przygotować się na problemy, które mogą nie wystąpić, niż być zaskoczonym sytuacją, której można było uniknąć. Oto konkretne działania do wdrożenia:
- Uporządkuj proces wystawiania faktur – zdecyduj jednoznacznie, kto w lokalu wystawia faktury. Czy robi to każdy kelner przy swoich stolikach? Tylko menadżer zmiany? A może wyznaczona osoba przy kasie? Jasny podział odpowiedzialności eliminuje chaos i rozmywanie się obowiązków.
- Stwórz pisemne procedury awaryjne – co robić, gdy system się zawiesi? Co gdy klient poda błędny NIP i zorientujecie się po wysłaniu faktury? Wydrukowana instrukcja krok po kroku przy stanowisku kelnerskim pozwoli personelowi reagować bez paniki i dzwonienia do właściciela.
- Przeszkol personel praktycznie – teoria jest potrzebna, ale kluczowe jest przećwiczenie rzeczywistych scenariuszy. Niech każdy kelner sam wystawi kilka faktur testowych, sam zobaczy co się dzieje przy błędnym NIP, sam przejdzie przez procedurę korekty.
- Ustal codzienną godzinę weryfikacji faktur zakupowych – wyznacz konkretną osobę i konkretną porę na logowanie do KSeF i sprawdzanie nowych dokumentów. Codzienne 15 minut rano może zaoszczędzić godzin szukania i prostowania błędów na koniec miesiąca.
- Monitoruj błędy i oznaczaj powtarzające się problemy – jeśli ten sam pracownik regularnie popełnia te same pomyłki, wymaga dodatkowego przeszkolenia. Jeśli ten sam typ błędu pojawia się u różnych osób, problem może leżeć w procedurze lub interfejsie systemu.
- Przygotuj komunikat dla klientów – poinformuj gości, że od określonej daty faktury będą dostępne w KSeF i nie będą wydawane w tradycyjnej formie papierowej. Krótka informacja przy kasie lub na rachunku zapobiega nieporozumieniom i frustracji obu stron.
Sprawna obsługa kluczem do wdrożenia nowych przepisów
Wdrożenie KSeF to dodatkowe obowiązki administracyjne dla personelu. Im bardziej zautomatyzowane i uproszczone są pozostałe procesy w lokalu, tym więcej uwagi można poświęcić nowym wymogom.
All in One od GoPOS łączy platformę POS, system sprzedażowy, drukarkę fiskalną i terminal płatniczy w jednym kompaktowym urządzeniu – dzięki czemu możesz sprzedawać więcej i szybciej. Kelner obsługuje gościa kompleksowo: od przyjęcia zamówienia, przez płatność, po wydruk paragonu – bez konieczności wracania do kasy czy korzystania z kilku osobnych sprzętów.
Podsumowanie
Wdrożenie KSeF w gastronomii wymaga zmian w systemie, procedurach i przygotowaniu personelu. Kluczowe jest odpowiednio wczesne rozpoczęcie przygotowań – restauratorzy, którzy wdrożą procedury przed obowiązkowym terminem, przejdą przez okres początkowy bez większych zakłóceń.
Kluczowe wnioski z webinaru:
- Zadbaj o integrację systemu sprzedażowego z KSeF – automatyzacja wysyłki faktur eliminuje ryzyko błędów i przekroczenia terminów
- Wyznacz osobę odpowiedzialną za codzienną weryfikację faktur zakupowych w systemie
- Przeszkol personel praktycznie – kelnerzy powinni przećwiczyć realne scenariusze przed wejściem przepisów
- Przygotuj pisemne procedury awaryjne na wypadek problemów technicznych lub błędów w danych
Najważniejsza rada z webinaru? Nie odkładaj przygotowań na ostatnią chwilę. Im wcześniej przetestujesz procesy i przeszkolisz zespół, tym mniej stresu w momencie, gdy przepisy wejdą w życie.
Chcesz poznać więcej szczegółów?
Ten artykuł to skrót najważniejszych informacji z webinaru. Pełne nagranie zawiera dodatkowe przykłady, odpowiedzi na pytania uczestników i szczegółowe omówienie slajdów. Obejrzyj, jeśli chcesz być w pełni przygotowany na zmiany.
Obejrzyj webinar: Jak KSeF wywróci pracęw restauracji do góry nogami?
Skontaktuj się z nami
Obowiązkowy KSeF w gastronomii to zmiana, która wymaga odpowiedniego przygotowania – zarówno pod względem procedur, jak i narzędzi. Jeśli chcesz sprawdzić, jak system GoPOS może pomóc Twojemu lokalowi sprawnie przejść na e-faktury, zautomatyzować wysyłkę dokumentów i uniknąć chaosu przy kasie – skontaktuj się z nami.
To szkolenie powstało we współpracy z:
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Czy GoPOS będzie zintegrowany z KSeF?
Tak. System GoPOS będzie w pełni przygotowany na obowiązkowy KSeF od pierwszego dnia obowiązywania przepisów, z automatyczną wysyłką faktur do systemu ministerialnego.
Czy paragony z NIP trafiają do KSeF?
Paragony z NIP do 450 zł są uznawane za faktury uproszczone i do 31 grudnia 2026 r. nie muszą trafiać do KSeF. Od 1 stycznia 2027 r., jeśli klient poprosi o dokument na firmę, sam paragon z NIP nie będzie wystarczający – trzeba będzie wystawić fakturę ustrukturyzowaną w KSeF, także na niewielkie kwoty. To istotna zmiana dla lokali obsługujących dużo drobnych transakcji firmowych.
Czy mogę wystawić fakturę z datą wsteczną?
Nie w tradycyjnym rozumieniu. W KSeF datą wystawienia faktury jest moment przesłania jej do systemu. Jeśli wyślesz fakturę np. we wtorek, to wtorek będzie datą wystawienia – niezależnie od tego, kiedy faktycznie sporządziłeś dokument. Data sprzedaży może być wcześniejsza (np. z poprzedniego miesiąca przy fakturach za usługi), ale data wystawienia już nie.
Co z fakturami od zagranicznych dostawców?
KSeF nie służy do raportowania zakupów od zagranicznych dostawców. Te dokumenty funkcjonują na dotychczasowych zasadach. Natomiast jeśli Twoja restauracja wystawia faktury dla kontrahentów zagranicznych, możesz to robić przez KSeF – dokument przekazujesz nabywcy w sposób uzgodniony, najczęściej jako PDF (wizualizacja), z kodem QR umożliwiającym weryfikację w KSeF.
Czy system KSeF działa w weekendy i święta?
Tak, platforma działa 7 dni w tygodniu, 24 godziny na dobę. Faktury można wystawiać i odbierać również w soboty, niedziele i dni świąteczne – co jest istotne dla branży gastronomicznej pracującej często właśnie w tych terminach.
Co jeśli ktoś omyłkowo wystawi fakturę na NIP mojej restauracji?
Faktura pojawi się w Twoim KSeF jako dokument zakupowy. Należy skontaktować się z wystawcą (dane kontaktowe powinny znajdować się na fakturze), poinformować o pomyłce i poprosić o wystawienie korekty. Koniecznie poinformuj też swojego księgowego, żeby nie uwzględniał dokumentu w rozliczeniach. Jeśli dokument wygląda na próbę nadużycia można skorzystać z mechanizmu zgłoszenia nadużycia przewidzianego w KSeF.
Czy będę dostawać powiadomienia o nowych fakturach?
Na obecnym etapie KSeF nie przewiduje automatycznych powiadomień push. Konieczne jest regularne logowanie się do systemu i sprawdzanie nowych dokumentów. Być może funkcja powiadomień pojawi się w przyszłości wraz z rozwojem dedykowanej aplikacji mobilnej.
Czy faktury zbiorcze na koniec miesiąca nadal będą możliwe?
Tak, model fakturowania się nie zmienia. Jeśli masz umowę z kontrahentem na faktury zbiorcze wystawiane na koniec miesiąca, możesz kontynuować tę praktykę. Faktura zbiorcza po prostu trafi do KSeF w dniu jej wystawienia.