W codziennym zarządzaniu restauracją łatwo wpaść w pętlę ciągłego reagowania na nagłe sytuacje, zamiast realizować długofalowy plan. W tym artykule zebraliśmy kluczowe wnioski ze spotkania z Magdaleną Wiśniewską-Baran – praktykiem z ponad 26-letnim doświadczeniem w branży i właścicielką firmy Tabaka Kulinarna.
Zobacz cały artykuł i dowiedz się jak poukładać procesy w lokalu, aby zyskać więcej spokoju i kontroli nad biznesem.
Spis treści
Dlaczego zarządzanie restauracją zamienia się w „gaszenie pożarów”?
Wielu managerów wpada w pułapkę myślenia, że muszą być wszędzie i robić wszystko natychmiast. To prosta droga do wypalenia i chaosu organizacyjnego. Magdalena Wiśniewska-Baran podkreśla, że problemem często nie jest brak kompetencji, ale brak umiejętności ustalania priorytetów. W gastronomii sytuacja zmienia się dynamicznie, ale próba zaspokojenia wszystkich potrzeb naraz – gości, pracowników, dostawców i właściciela – bez ustalonego planu, kończy się frustracją.
Rozwiązaniem jest przestrzeń i pauza. Nie chodzi o przerwę na kawę, ale o moment zatrzymania się przed podjęciem działania. Zamiast reagować impulsywnie na problem, daj sobie chwilę na analizę: czy to ja muszę to zrobić? Czy to musi być zrobione teraz?
Ekspertka podkreśla też zmianę w stylu zarządzania. Dawny, dyrektywny styl („masz to zrobić i koniec”) ustępuje miejsca stylowi coachingowemu, opartemu na tłumaczeniu „dlaczego” i budowaniu świadomości. Jeśli pracownicy rozumieją standardy i wiedzą, co robić w danej sytuacji, przestają dzwonić do Ciebie z każdą błahostką. To właśnie jasne standardy i procedury są Twoją „gaśnicą”.
Obejrzyj całe nagranie z webinaru
Ten artykuł powstał na podstawie webinaru Akademii GoPOS prowadzonego przez Magdalenę Wiśniewską-Baran. Jeśli chcesz poznać wszystkie szczegóły, zobaczyć przykłady procesów omawianych przez ekspertkę i usłyszeć odpowiedzi na konkretne pytania uczestników – obejrzyj pełne nagranie.
Finanse i zarządzanie restauracją: jak kontrolować Food Cost?
Finanse w gastronomii nie wybaczają błędów, a jednym z najczęstszych błędów właścicieli jest ustalanie cen oparte na przeczuciach lub na podstawie konkurencji. Aby zarządzanie restauracją było rentowne, musisz opierać się na twardych danych.
Oblicz koszty i zwiększ zyski – darmowy Kalkulator Food Cost
W gastronomii koszty składników i zmienne ceny to codzienność, dlatego nie warto wyceniać dań „na oko”. To proste narzędzie automatycznie wyliczy koszt każdej potrawy na podstawie wprowadzonych produktów, pomagając Ci ustalić rentowne ceny w menu. Pobierz darmowy kalkulator Food Cost, aby precyzyjnie planować zakupy, wyeliminować marnotrawstwo i usprawnić zarządzanie restauracją oraz budżetem.
Food cost potencjalny i food cost rzeczywisty
Należy rozróżnić dwa pojęcia, które często są mylone, a ich niezrozumienie prowadzi do błędnych wniosków biznesowych:
- Food cost potencjalny (teoretyczny): To Twoja kalkulacja na papierze. Zakładasz, ile gramów składników wchodzi do dania według receptury i jaką marżę chcesz uzyskać.
- Food cost rzeczywisty: To realny obraz Twojego biznesu, wynikający z inwentaryzacji. Wskaźnik ten ujawnia faktyczne zużycie towaru, uwzględniając wszelkie straty: posiłki pracownicze, przeterminowane produkty, pomyłki przy wydawce czy braki magazynowe.
„Food cost analizuje różnicę między teorią a rzeczywistością, czyli zużyciem, to, co pokazuje, czyli te straty” – wyjaśnia Magdalena Wiśniewska-Baran.
Różnica między tymi dwoma wskaźnikami to Twoja strata. Czy da się ją wyeliminować do zera? Ekspertka mówi wprost: w gastronomii, która nie jest apteką, idealne zejście się stanów „sztuka do sztuki” jest niemal niemożliwe. Jednak regularna inwentaryzacja (najlepiej miesięczna) jest niezbędna, by trzymać rękę na pulsie.
Wskazówka: Nie zapominaj o Labor Cost (koszcie pracy). Grafiki nie mogą być tworzone na zasadzie „kopiuj-wklej”. Muszą być dostosowane do przewidywanego ruchu. Jednak ekspertka przestrzega przed odsyłaniem pracowników do domu, gdy lokal jest pusty. To demotywuje i sprawia, że tracisz szacunek zespołu.
Podejmuj trafne decyzje dzięki aktualnym stanom magazynowym
Rentowne zarządzanie restauracją w dużej mierze zależy od tego, jak zarządzasz towarem. Aby uniknąć zbędnych strat i mieć pełny wgląd w rotację produktów, warto zamienić ręczne notatki na inteligentny system magazynowy. Dzięki temu kontrolę stanów i inwentaryzację przeprowadzisz wygodnie na dowolnym urządzeniu online, zyskując dostęp do kluczowych danych z każdego miejsca.
Skuteczne zarządzanie restauracją: Jak zarabiać więcej na tym, co już masz w karcie?
Czy potrafisz precyzyjnie wskazać, które pozycje w Twoim menu realnie budują zysk, a które są jedynie zbędnym kosztem? Kluczem do świadomego zarządzania jest tutaj optymalizacja karty dań. To proces, który pozwala sklasyfikować potrawy na podstawie dwóch twardych wskaźników: marży i popularności, dając Ci jasny obraz tego, co warto promować, a co wymaga zmiany.
Podczas webinaru omówiono cztery kategorie dań:
- Gwiazdy: To marzenie każdego restauratora – dania o wysokiej marży i wysokiej popularności. Goście je kochają, a Ty na nich świetnie zarabiasz. Twoim zadaniem jest dbanie o to, by ich jakość nigdy nie spadła i by kelnerzy aktywnie je polecali (up-selling).
- Konie pociągowe: Dania bardzo popularne, ale z niską marżą. Generują ruch w lokalu, ale zysk z nich jest przeciętny. To pułapka – często myślimy, że skoro coś się sprzedaje, to jest super. Warto tu popracować nad recepturą (tańszy zamiennik?) lub delikatnie podnieść cenę.
- Psy: Niska marża i popularność. Dania, które „leżą” w karcie, często z sentymentu. Zajmują miejsce w magazynie, a kelnerzy ich nie polecają. Rada jest prosta: usuń je lub wymień na coś nowego.
- Puzzle (Pułapki): Wysoka marża, ale niska popularność. Dania, na których mógłbyś świetnie zarobić, gdyby tylko ktoś je kupował. Często problemem jest tu brak rekomendacji kelnerskiej lub zbyt wysoka cena wyjściowa.
Zyskaj pełną kontrolę nad finansami lokalu – pobierz darmowy arkusz
Zarządzanie gastronomią to nie tylko food cost, ale również koszty stałe, media i sezonowość, które wpływają na Twój ostateczny zysk. Wszystkie te dane możesz wygodnie uporządkować w darmowym arkuszu „Rachunek Zysków i Strat”, tworząc jedno, czytelne zestawienie przychodów i wydatków. To prosty sposób, by sprawdzić realną rentowność biznesu i podejmować decyzje w oparciu o twarde liczby.
Delegowanie zadań a skuteczne zarządzanie restauracją – jak nie robić wszystkiego samemu?
Zarządzanie restauracją w pojedynkę na dłuższą metę może okazać się problematyczne. Pomimo tego faktu wielu managerów boi się delegować, wychodząc z założenia: „nikt nie zrobi tego tak dobrze jak ja”. To błędne koło. Magdalena Wiśniewska-Baran zaznacza, że delegowanie to nie tylko zrzucanie obowiązków, ale budowanie odpowiedzialności w zespole.
Podstawowym błędem jest wydawanie poleceń „w powietrze”. Komunikaty typu „zróbcie porządek” albo „idźcie tam” są nieskuteczne, bo rozmywają odpowiedzialność.
Zasady skutecznego delegowania:
1. Dopasowanie do kompetencji: Nie każdy pracownik nadaje się do każdego zadania. Jeden świetnie odnajdzie się w tabelkach, inny w obsłudze gości. Obserwuj zespół i wykorzystuj ich naturalne predyspozycje.
2. Konkretna instrukcja i osoba: Mów bezpośrednio do danej osoby.
3. Deadline (Czas): To kluczowy element. Zadanie bez terminu to tylko życzenie.
4. Pauza (Przestrzeń): Po wydaniu polecenia… odejdź. Daj pracownikowi przestrzeń na wykonanie zadania. Nie stój mu nad głową, nie poprawiaj w trakcie. To buduje zaufanie i samodzielność.
5. Egzekwowanie i Feedback: Musisz sprawdzić wykonanie zadania. Jeśli jest źle – skoryguj metodą kanapki (pochwała – korekta – zachęta).
„Daj możliwość managerowi, aby to zrobił. (…) Wiem, że chciałeś jak najlepiej. Dobrze to zrobiłeś, ale następnym razem lepiej byłoby, gdybyś zrobił to i to” – tak ekspertka radzi budować informację zwrotną.
Jak przyspieszyć obsługę gości i wyeliminować pomyłki na sali?
Delegowanie zadań staje się prostsze, gdy zespół ma odpowiednie narzędzia. All in One od GoPOS to rozwiązanie łączące kasę fiskalną, aplikację POS i terminal płatniczy. Dzięki niemu można obsłużyć zamówienia, płatności i paragony z jednego urządzenia, redukując koszt wejścia nawet o 70% względem zakupu klasycznego zestawu POS.
Integracja trzech urządzeń w jednym pełni funkcję Mobilnego Kelnera, co realnie podnosi standard obsługi:
- Kompleksowa obsługa przy stoliku: Kelner przyjmuje zamówienie, realizuje płatność i drukuje paragon fiskalny bezpośrednio przy gościu.
- Eliminacja błędów: Zamówienie wprowadzane jest raz i automatycznie trafia na ekran kuchenny, co eliminuje pomyłki i zgubione karteczki.
- Szybsza rotacja stolików: Krótszy czas obsługi i natychmiastowe rozliczenie.
Zarządzanie restauracją: kontrola czy zaufanie? Jak monitorować zespół?
Kontrola w restauracji często kojarzy się negatywnie. Tymczasem w profesjonalnym zarządzaniu chodzi o monitorowanie procesów, a nie śledzenie ludzi. Błędy się zdarzają, ale system musi je wyłapywać, zanim staną się kosztownym problemem.
Na co zwrócić szczególną uwagę? Ekspertka wymienia typowe zaniedbania:
- Brak kontroli porcji: Kucharz, który nie używa wagi, lub barman, który leje „na oko”.
- „Znikające” produkty: Rozbita szklanka, pomyłka w zamówieniu – to wszystko musi być wpisane w straty. Jeśli nie jest, powstaje tzw. „nieznany ubytek”, który jest zmorą inwentaryzacji.
- Brak komunikacji o brakach: Sytuacja, w której dowiadujesz się, że „kawa się kończy”, gdy gość stoi już przy barze. To dowód na brak procesów.
Wdrażanie checklist i procedur ma sens tylko wtedy, gdy są one proste i egzekwowalne.
Monitoruj sprzedaż i aktywność zespołu z dowolnego miejsca
Naturalnym krokiem w stronę cyfryzacji procesów jest wykorzystanie technologii mobilnych. GoPOS Now to aplikacja, która daje właścicielom pełny wgląd w funkcjonowanie lokalu bez konieczności ciągłej obecności na miejscu.
Zyskujesz dzięki niej stały dostęp do wyników sprzedażowych, ale także narzędzia do weryfikacji działań zespołu. Aplikacja pozwala sprawdzać godziny pracy oraz monitorować wrażliwe operacje, takie jak usuwanie pozycji z rachunków czy logi systemowe. Dzięki temu szybciej zauważysz ewentualne nieprawidłowości i podejmiesz decyzje w oparciu o fakty.
Podsumowanie
Prowadzenie restauracji to wyzwanie, ale nie musi ono oznaczać ciągłego chaosu i stresu. Jak wskazuje Magdalena Wiśniewska-Baran, kluczem do stabilnego biznesu jest zmiana podejścia: z impulsywnego reagowania na bieżące problemy, na strategiczne zapobieganie im. Stabilny lokal opiera się na trzech głównych filarach:
1. Analityka zamiast intuicji: Rentowność buduje się na twardych danych. Precyzyjne wyliczanie Food Costu oraz świadoma optymalizacja menu to narzędzia, które pozwalają oddzielić emocje od faktów i wyeliminować z karty pozycje, które nie przynoszą zysku.
2. Skuteczna organizacja pracy: Manager nie powinien być osobą, która wykonuje wszystkie zadania samodzielnie. Zastąpienie ręcznego sterowania jasnymi standardami i procedurami pozwala zbudować zespół, który bierze odpowiedzialność za swoje działania i nie wymaga ciągłego nadzoru.
3. Cyfryzacja procesów: Nawet najlepsze procedury potrzebują narzędzi do
weryfikacji. Nowoczesne systemy POS to dziś nie tylko kasy, ale operacyjny kręgosłup lokalu. Integrując sprzedaż, magazyn i zarządzanie personelem w jednym środowisku, uszczelniasz system, eliminujesz pomyłki i zyskujesz wgląd w realną kondycję finansową swojego biznesu.
Połączenie analityki, dobrej organizacji i cyfrowych narzędzi to sprawdzony przepis na nowoczesną gastronomię. Dzięki temu nie tylko uszczelnisz finanse, ale przede wszystkim zbudujesz biznes, który działa przewidywalnie i stabilnie – także pod Twoją nieobecność.
Chcesz usprawnić zarządzanie restauracją? Obejrzyj pełne nagranie
Ten artykuł zawiera kluczowe wnioski, ale to nie wszystko. Jeśli chcesz zagłębić się w szczegóły, poznać więcej praktycznych przykładów i usłyszeć odpowiedzi eksperta na pytania zadawane przez uczestników – zobacz całe wideo.
Skontaktuj się z nami
GoPOS to system sprzedaży stworzony z myślą o gastronomii. Oferuje kompleksowy, omnichannelowy ekosystem wspierający prowadzenie restauracji – od obsługi gości na sali, przez pracę kuchni i kontrolę stanów magazynowych, po sprzedaż online i budowanie lojalności gości. Wszystko w jednym spójnym środowisku. Dzięki temu łatwiej panować nad kosztami, przepływem zamówień i jakością obsługi w całym lokalu.
Umów się na bezpłatną prezentację systemu i sprawdź, jak GoPOS może usprawnić pracę Twojego lokalu.
To szkolenie dla restauracji powstało we współpracy z:
FAQ – Najczęściej zadawane pytania
Ile procent powinniśmy założyć na straty w kuchni i na barze?
Z praktyki eksperta wynika, że bezpieczny, dopuszczalny poziom strat to 1-3% dla baru oraz 3-5% dla kuchni (w stosunku do obrotu). Ważne jednak, aby analizować strukturę tej kwoty.
Jak często robić inwentaryzację?
Zdecydowanie zalecana jest inwentaryzacja miesięczna. Pozwala ona na bieżący nadzór i szybsze wyłapanie błędów. Robienie inwentaryzacji rzadziej sprawia, że w przypadku dużej różnicy bardzo trudno jest ustalić jej przyczynę.
Co robić, gdy food cost rzeczywisty rozjeżdża się z teoretycznym?
Traktuj to jako sygnał alarmowy. W pierwszej kolejności zweryfikuj, czy receptury są aktualne, a kucharze ściśle trzymają się gramatur. Upewnij się też, że wszelkie straty, pomyłki i posiłki pracownicze są rzetelnie notowane. Pamiętaj, że o ile drobne różnice wynikające z obróbki produktu są naturalne, o tyle każde większe odchylenie musi mieć swoje jasne uzasadnienie.
Co zrobić z daniami, które mają niską marżę i się nie sprzedają?
W procesie optymalizacji menu takie pozycje to tzw. „psy”. Generują niepotrzebne koszty, blokują miejsce w magazynie i nie budują zysku. Najrozsądniejszym krokiem jest usunięcie ich z karty na rzecz nowego, bardziej dochodowego dania.
Jak skutecznie wydawać polecenia, aby były wykonane?
Unikaj ogólników. Zwracaj się do konkretnej osoby, wyznacz jasny termin i zastosuj pauzę – odejdź, by dać przestrzeń na realizację. Na koniec zawsze wróć i zweryfikuj efekt wykonanego zadania.
Jak uniknąć sytuacji, w której towar kończy się w trakcie serwisu?
Zespół powinien zgłaszać braki już w momencie otwarcia ostatniego opakowania zbiorczego. Ten proces warto dodatkowo uszczelnić systemem magazynowym, który śledzi zapasy w czasie rzeczywistym i sam zaalarmuje Cię, gdy dany produkt będzie na wykończeniu.
Czy system POS ułatwia zdalne zarządzanie restauracją?
Tak. Nowoczesne systemy oferują zdalny dostęp do wszystkich najważniejszych danych. Oznacza to, że możesz monitorować obroty i pracę personelu w czasie rzeczywistym, zarządzając lokalem wygodnie i bez ograniczeń z dowolnego miejsca.