Wróć

Jak przeprowadzać skuteczną analizę kosztów w lokalu?

Pandemia koronawirusa spowodowała, że wielu właścicieli restauracji zaczęło baczniej przyglądać się swoim biznesom od strony finansowej. To bardzo ważne, aby mieć świadomość, z czego wynikają poszczególne koszty. Jeśli dotychczas nie zastanawiałeś się nad tym, jak prawidłowo podzielić opłaty, które regularnie ponosisz, prowadząc restaurację, food truck, kawiarnię czy bar – koniecznie przeczytaj ten artykuł do końca!

Rodzaje kosztów w gastronomii


Często zdarza się, że właściciele restauracji nie rozdzielają kosztów prywatnych od tych, które ponoszą w związku z prowadzeniem działalności. W rezultacie może prowadzić to do zaburzonego obrazu rentowności, ale często usypia też naszą czujność i czas reakcji, gdy zyski zaczynają spadać.

Ogólnie koszty możemy podzielić na stałe i zmienne. Do kosztów stałych zaliczymy koszty, na które masz bardzo ograniczony wpływ i z miesiąca na miesiąc są praktycznie takie same. Kosztem stałym będzie np. czynsz najmu lokalu. Koszty zmienne powinny być dla Ciebie najważniejsze z tego punktu widzenie, że stała ich kontrola oraz świadomość, z czego wynikają, przekłada się wprost proporcjonalnie na Twój zysk. Warto zatem co miesiąc kontrolować swoje koszty zmienne. Zaliczamy do nich między innymi koszty pracy, które szczegółowo omówimy w tym artykule. 

Pracownicy – jak rozliczać ich skutecznie?


Stare powiedzenie mówi, że pracownicy są na wagę złota. Jest w tym wiele prawdy, szczególnie w gastronomii. Rzetelny, lojalny pracownik potrafi kosztować wiele, ale z drugiej strony może też przynieść restauracji spore zyski. Gorzej jest w przypadku, gdy spada wydajność pracy, a pracownicy wykonują swoje obowiązki nierzetelnie – wówczas przy płacy godzinowej widoczny jest spadek zysków oraz wzrost wskaźnika Labour cost (czyli kosztów pracy). Sposobów rozliczania pracowników z ich pracy jest wiele – przejdziemy do nich za chwilę, gdyż wiele takich możliwości daje program GoPOS.. Najpierw jednak musimy wiedzieć, jak obliczyć procentowy udział kosztów pracowniczych w obrocie. Rachunek jest bardzo prosty. Wystarczy zestawić ze sobą koszty poniesione na pracowników (wypłaty, koszty PIT4 oraz ZUS) względem przychodu. To pozwoli nam zdobyć wiedzę na temat tego, w jakiej wysokości w danym miesiącu mamy wskaźnik kosztów zmiennych, jakimi są koszty pracy w tym wypadku. Porównywanie tego wskaźnika miesiąc do miesiąca, a później rok do roku pozwoli nam szybko zweryfikować, czy nasze wynagrodzenia są adekwatne do osiąganych obrotów i czy przypadkiem nie powinniśmy przyjrzeć się temu wskaźnikowi głębiej.

Kiedy koszty pracy są na wysokim poziomie? Można przyjąć szacunkowo, że jeśli zawierają się w przedziale 30-35% to można spać spokojnie, ale nie będzie to właściwe dla każdego biznesu. Warto na swoje koszty łączne patrzeć holistycznie, gdyż to od rodzaju prowadzonej działalności będzie zależało, które z kosztów będą wyższe, a które niższe. Jeśli mamy restaurację, która wymaga specjalistycznej wiedzy i ogromnych umiejętności po stronie kuchni wówczas, może się okazać, że wynagrodzenia na poziomie 40% będą nadal akceptowalne, gdyż Food Cost w tej restauracji będzie niższy. W barach szybkiej obsługi może być zupełnie na odwrót i nie oznacza to, że oba te lokale, mimo skrajnie różnych wartości wskaźnika kosztów pracy, nie są w stanie generować zysków. Wręcz przeciwnie – to ciągle jest możliwe pod warunkiem, że mamy świadomość wszystkich kosztów łącznie i że uzyskane wskaźniki są optymalne dla danego miejsca, dzięki czemu zostaje kilka bądź kilkanaście procent na zysk. 

Kontroluj wydajność pracowników z GoPOS


Jak zatem wpływać na koszty pracy, gdy już wyliczycie wskaźnik i stwierdzicie, że jest on zbyt wysoki względem osiąganych obrotów? Jest wiele możliwości. Najbardziej drastyczną jest oczywiście redukowanie stawek godzinowych – tego rozwiązania nie rekomendujemy w pierwszej fazie z wielu powodów, związanych przede wszystkim z ogromnym spadkiem motywacji czy też falami zwolnień, co przy mało sprzyjających warunkach na gastronomicznym rynku pracy może okazać się brzemienne w skutkach. To, co na pewno warto zrobić to: skontrolować wydajność pracownika, rzetelność, z jaką wykonuje swoje obowiązki oraz wydajność pracy. Można zrobić to podczas obserwacji, wspomagając się jednocześnie możliwościami, jakie w tym zakresie daje program GoPOS

  • Postaw na mobilnych kelnerów

Przyspieszenie obsługi dzięki wykorzystaniu narzędzia Mobilny Kelner, dostępnego w oprogramowaniu GoPOS, pozwala na optymalizację kosztów pracy. Dzięki temu, że zamówienia przyjmowane przy stoliku wysyłane są wprost do kuchni znacznie skraca się czas obsługi, co przekłada się także na rotację stolików. W rezultacie kelner nie musi tracić czasu na zbędne bieganie do POS, by przyjąć zamówienie, a tym samym – szybciej obsługuje wszystkich gości i poprawia wydajność pracy.
Kolejnym aspektem przyspieszającym obsługę jest fakt, że program umożliwia poinformowanie kelnera o tym, że jego danie jest gotowe. Ma to ogromne znaczenie w przypadku obsługi w ogródkach restauracyjnych, gdzie odległości pokonywane przez kelnerów są bardzo duże. Badania pokazują, że szybkość obsługi ma bardzo duży wpływ na zadowolenie gości restauracji ze zrealizowanej usługi i wpływa na wydajność pracownika. Co więcej, sprawna obsługa to nie tylko wzrost zadowolenia klientów, ale też większa produktywność pracowników poprzez możliwość przyjęcia i obsłużenia większej ilości stolików w ciągu dnia, co wprost proporcjonalnie przekłada się na zwiększenie obrotu dziennego i miesięcznego. 

  • Sprzedawaj w kilku kliknięciach 

Sprzedaż za pomocą 3 kliknięć wydaje się niemożliwa? Nic bardziej mylnego! GoPOS i jego Mobilny Kelner zadbali o taką możliwość i maksymalnie przyspieszyli sprzedaż. Dzięki temu znacznie poprawi się wydajność pracowników, którzy wszystkich klientów obsłużą sprawniej i bez zbędnych pomyłek.

  • Kontroluj moment rozpoczęcia pracy swojego personelu 

Wielu z Was pewnie prowadzi papierowe listy obecności, przez co w dużej mierze trzeba opierać się na zaufaniu, gdy chodzi o rozliczanie czasu pracy pracowników. Zaufanie w zarządzaniu ludźmi jest aspektem koniecznym do prawidłowego budowania relacji zawodowych. Po drugiej stronie jest kontrola, która również jest konieczna w zarządzaniu ludźmi, do budowania zdrowych relacji szef-pracownik. Zakładamy, że wielu z Was, kontroluje godziny przyjścia i wyjścia w sposób wybiórczy, wyrywkowo. GoPOS daje Wam w tym zakresie o wiele więcej możliwości. Po pierwsze nie musicie już pamiętać o tym, że warto raz na jakiś czas skontrolować, o której Wasi pracownicy rozpoczynają a o której kończą pracę – program sprawdza to za Was. Dzięki temu rozwiązaniu nie płacicie za godziny pracy, które się faktycznie nie odbyły. Jeśli jeden pracownik spóźnia się do pracy na każdą swoją zmianę o 10 minut, zmian w miesiącu ma 15 to w przypadku tego jednego pracownika koszty poniesione z tytułu wypłaty wynagrodzenia za nieprzepracowane godziny sięgają kwoty równej wynagrodzeniu za 2,5h pracy. To miesięczny koszt pracodawcy w przypadku jednego pracownika. Dla 10 takich pracowników to już kwota za 25 godzin pracy. Oszczędności należy szukać tam, gdzie one realnie występują. Elektroniczne rozliczanie czasu pracy pracowników sprawia, że nie ma żadnych wątpliwości co do rzeczywistego czasu pracy. Co więcej, zatrudnieni nie mają wówczas poczucia niesprawiedliwości. To bardzo ważne. Wiedzą, że zostaną wynagrodzeni za czas faktycznie przepracowany. Pracownicy logują się do systemu swoim indywidualnym kodem, w ten sam sposób się wylogowują, kończąc pracę. Administrator (właściciel/manager) ma cały czas podgląd w czasie rzeczywistym do tego, kto z pracowników jest aktualnie zalogowany w pracy. Może tym też samodzielnie zarządzać, a godziny podliczają się automatycznie. 

  • Ustalaj stawki dla różnych stanowisk 

Dodatkową funkcją, jaką daje GoPOS, jest możliwość ustalenia różnych stawek dla tej samej osoby. Jeśli Wasz pracownik czasem jest kelnerem a czasem kierowcą i pracuje na dwóch różnych stawkach – wystarczy, że zaznaczycie to w programie, a ten sam podliczy łączną kwotę zgodnie z różnymi funkcjami wykonywanymi w trakcie danego miesiąca. W tej sytuacji nie musicie liczyć, ile kto zarobił w danym miesiącu na danym stanowisku, gdyż wszystkie te dane macie pod ręką w dowolnym momencie.

  • Nagradzaj swoich pracowników

Kolejny temat to fakt, że wynagrodzenia nie muszą być sztywne. To nie musi być tak, że ustalacie stałą stawkę godzinową i opieracie się tylko na niej. Oczywiście bazowa stawka godzinowa jest konieczna, ale nie musi być jedyną formą wynagradzania. Należy rozważyć optymalizację wynagrodzeń i wprowadzenie systemu premiowego, by tym samym zwiększyć produktywność pracowników. Warto do tego celu wygenerować raport sprzedażowy z podziałem na poszczególnych użytkowników (kelnerów/sprzedawców) i na tej podstawie również tworzyć system premiowy.

Jeśli chcielibyście poznać różne sposoby premiowania Waszych pracowników, zachęcamy do przeczytania kolejnego artykułu, który będzie w całości poświęcony właśnie temu tematowi.

Jesteś zainteresowany rozwiązaniami oferowanymi przez GoPOS i chcesz poprawić wydajność pracowników w swoim lokalu? Skontaktuj się z nami! Odwiedź naszą stronę internetową, skorzystaj z dostępnego tam czatu lub zadzwoń +48 790 295 124. Nasi specjaliści pozostają do Twojej dyspozycji i chętnie dobiorą najlepsze rozwiązania, dostosowane dla Twojego biznesu.

Artykuł powstał przy współpracy z MWMPartners.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *