Dzisiejsza gastronomia to bardzo dynamiczny i pełen wyzwań biznes. Jednym z tych wyzwań jest skuteczne zarządzanie magazynem. Wielu restauratorów nie zdaje sobie sprawy, że bez odpowiednich procesów optymalizacji ich lokal narażony jest na ogromne straty. O gospodarce magazynowej w restauracji porozmawialiśmy z Leszkiem Szczepaniakiem z BON VIVANT ADVISORY w ramach bezpłatnego szkolenia gastronomicznego online w Akademii GoPOS. Czytaj dalej i dowiedz się, jak możesz lepiej zarządzać zapasami w swoim lokalu.
Jak prawidłowo przyjmować dostawy?
Zacznijmy od samego początku, czyli od przyjmowania dostaw. Wbrew pozorom to właśnie w niedopatrzeniach podczas tego procesu swoją przyczynę ma znaczna część strat. W wielu lokalach zgodność dostawy z zamówieniem w ogóle nie jest sprawdzana. Ekspert, Leszek Szczepaniak wskazuje, aby dostawy kontrolować na 2 sposoby:
- ilościowo – sprawdzenie ilości zamówionego towaru względem dostarczonego,
- jakościowo – ocena jakości dostarczanych produktów pod względem świeżości,
terminu przydatności do spożycia i zgodności z zamówieniem.
Jak radzi Leszek Szczepaniak, warto również sprawdzić czujność personelu poprzez mały eksperyment. Jeśli masz taką możliwość, zabierz z jeszcze nieprzyjętej na magazyn dostawy jedną, dwie sztuki nierzucających się w oczy produktów (np. butelki alkoholu) i zobacz, czy pracownicy zauważą brak. Dzięki temu działaniu nie tylko sprawdzisz efektywność procesu przyjmowania dostaw, lecz także – w razie potrzeby – uświadomisz zespół, jak ważny jest ten proces z perspektywy generowania strat.
Pamiętaj jednak, że nie musisz zawsze wszystkiego sprawdzać. Ilość i częstotliwość dostaw w gastronomii sprawiają, że każdorazowa kontrola może okazać się niemożliwa. Warto więc sprawdzać dostawy wyrywkowo. To także ważne z perspektywy współpracy z dostawcami. Jeśli pokażesz, że rzetelność ma dla Ciebie ogromne znaczenie, istnieje większe prawdopodobieństwo, że partnerzy zadbają o jakość i dokładność dostawy do Twojego lokalu.
Rzetelne receptury – jak tworzyć i aktualizować księgę receptur?
Wielu restauratorów nie prowadzi bądź nie aktualizuje księgi receptur, która także stanowi ważny aspekt efektywnej gospodarki magazynowej. Częstą przyczyną takiego stanu rzeczy jest brak czasu – tworzenie receptur to dość pracochłonny proces, a w gastronomii każda minuta się liczy. Musisz jednak pamiętać, że bez rzetelnych receptur Twoje dania najprawdopodobniej za każdym razem będą serwowane w inny sposób, co może generować wiele dodatkowych kosztów.
Jeśli brakuje Ci czasu na ich przygotowywanie – zobacz, co radzi ekspert, Leszek Szczepaniak:
Stwórz uniwersalny wzór, według którego będą spisywane receptury i przygotuj je dla 5 najpopularniejszych dań w Twojej restauracji. – zacznij od kilku dokładnie przygotowanych receptur i zobacz, jak wpłyną na Twoje wyniki finansowe. Następnie sukcesywnie twórz receptury kolejnych pozycji z karty.
Sprawdź więcej wskazówek i praktycznych przykładów na temat receptur, o których mówi Leszek Szczepaniak. Oglądaj bezpłatne szkolenie gastronomiczne online w Akademii GoPOS!
Realne gramatury na talerzu
Jeśli już stworzysz receptury, musisz zadbać o to, aby Twój zespół stosował się do nich. W gastronomii ogromne znaczenie ma powtarzalność i utrzymywanie różnego rodzaju standardów, także w kwestii receptur i gramatury dań. Pamiętaj więc o uświadamianiu personelu o tym, że pojawiły się nowe receptury, z jakiego powodu zostały zaktualizowane i dlaczego to tak ważne, aby ich przestrzegać. Leszek Szczepaniak radzi, jak sprawdzić w praktyce, czy dania serwowane w lokalu pokrywają się z recepturami:
Zamów najbardziej i najmniej popularne danie w Twojej restauracji i samodzielnie sprawdź gramaturę składników.
Straty i odpisy – jak prawidłowo kontrolować to, co wyrzucamy do kosza?
W każdej restauracji pojawiają się straty – to nieunikniony element prowadzenia tego typu biznesu. Wielu restauratorów nie wie jednak, jakie produkty i w jakich ilościach generują straty. Dlatego konieczne jest uczciwe prowadzenie monitoringu strat i odpisów. Oczywiście, jak już wcześniej wspominaliśmy, przez szybkie tempo pracy w gastronomii niewykonalne i bezsensowne jest spisywanie strat z najmniejszymi szczegółami. Leszek Szczepaniak wskazuje, w jaki sposób monitorować straty efektywnie:
Nie prośmy naszych kucharzy, aby spisywali straty kilku zepsutych listków rukoli – taka analiza nie ma sensu. Ustal jakiś próg wartości, od którego chcesz notować straty i prowadź monitoring strat i odpisów dla 5 najbardziej rotujących produktów.
Wydajne i wygodne zarządzanie zapasami z systemem magazynowym
W efektywnym i sprawnym monitorowaniu zapasów pomoże Ci system magazynowy. GoStock umożliwia łatwą kontrolę stanów magazynowych z dowolnego urządzenia z dostępem do Internetu. System zapewnia także informacje o tym, co się sprzedaje, a co nie – dzięki takim informacjom możesz np. wytypować produkty, od których warto rozpocząć tworzenie receptur. Ponadto program umożliwia sprawne wyliczanie Food cost. Wybierz sprawdzone rozwiązanie do zarządzania magazynem – zaoszczędź swój czas, zminimalizuj straty i ogranicz niepotrzebne błędy.
Sprytne remanenty – jak robić je szybko i efektywnie?
Remanent często kojarzony jest z corocznym remanentem dla księgowości. W gastronomii mówimy jednak o innych remanentach, które powinny być przeprowadzane znacznie częściej. Leszek Szczepaniak radzi, jak często je wykonywać:
Raz w tygodniu to minimum. W punktach, które mają duże obroty, bo częstotliwość zawsze skorelowana jest z obrotami – nawet po każdej zmianie codziennie. Jeśli nie przeprowadzamy remanentów w ogóle, zacznijmy od raz w tygodniu. Warto także wytypować najbardziej rotujące produkty, od których zaczniemy – nie musimy od razu przeprowadzać remanentu wszystkich produktów.
Bezbłędny i jeszcze szybszy remanent z aplikacją
Remanenty sprawnie i bez pomyłek przeprowadzisz dzięki odpowiedniej aplikacji. Cały proces wykonasz przy pomocy telefonu komórkowego, wagi i kodów kreskowych. Dzięki takiemu rozwiązaniu wszystkie produkty policzysz znacznie szybciej, a zgromadzone dane będziesz przechowywać w jednym miejscu – bezpiecznej chmurze.
Poznaj jeszcze więcej praktycznych wskazówek na temat efektywnego prowadzenia gospodarki magazynowej w restauracji, oglądając darmowy kurs gastronomiczny online w Akademii GoPOS prowadzony przez Leszka Szczepaniaka.
A jeśli interesują Cię rozwiązania, dzięki którym zarządzanie magazynem Twojej restauracji oraz prowadzenie remanentów staną się szybsze i łatwiejsze – skontaktuj się z nami.
