Zanim podpiszesz umowę najmu i kupisz ekspres, chcesz wiedzieć, czy kawiarnia to dobry biznes. Pokaże to rachunek, który przygotujesz jeszcze przed otwarciem: ile napojów dziennie musisz sprzedać, żeby zapłacić czynsz i pensje. Z artykułu dowiesz się, od czego zależą zyski kawiarni, jak policzyć próg rentowności na przykładzie i co zrobić, żeby lokal zarabiał więcej.
Spis treści
Czy kawiarnia to dobry biznes?
Kawiarnia jest dobrym biznesem wtedy, gdy marża ze sprzedanych napojów i wypieków pokrywa czynsz, pensje i opłaty, a do tego zostaje zapas na Twoje wynagrodzenie. Decyduje o tym przede wszystkim to, ilu Gości przychodzi każdego dnia i ile zostawiają przy ladzie. Dane o większych firmach wyglądają zachęcająco. Jak wynika z publikacji GUS o wynikach finansowych przedsiębiorstw niefinansowych w 2025 r., rentowność obrotu netto w zakwaterowaniu i gastronomii wyniosła 9,1%, a we wszystkich badanych przedsiębiorstwach 3,7%. Ze 100 zł przychodu zostawało więc tym firmom średnio 9,10 zł zysku.
Badanie obejmuje jednak tylko przedsiębiorstwa, w których pracuje co najmniej 50 osób, a nie lokale z dwiema osobami za barem. Samych kawiarni GUS w tej publikacji nie wyodrębnia. Dlatego policz opłacalność dla własnego lokalu: z cen w karcie, liczby Gości i kosztów stałych.
Od czego zależą zyski z kawiarni?
Zysk z kawiarni policzysz z marży na napoju, liczby napojów sprzedanych w miesiącu i kosztów stałych, takich jak czynsz i pensje. Jak podawał money.pl w listopadzie 2025 r. za analizą Przyjaciół Kawy, espresso kosztowało w polskich kawiarniach średnio 9 zł, cappuccino 13,30 zł, a latte 14,80 zł. Porównaj z nimi ceny w swojej karcie i w kawiarniach w okolicy.
Marża to cena napoju po odjęciu VAT i kosztu składników: kawy, mleka, dodatków i kubka na wynos. Policz ją dla każdej pozycji z karty, bo latte z syropem kosztuje Cię więcej niż espresso.
Liczba napojów, które wydasz w ciągu dnia, zależy od lokalizacji i godzin otwarcia, a w porannym szczycie także od tempa obsługi. Koszty stałe płacisz niezależnie od sprzedaży, dlatego w słabym miesiącu to one decydują o wyniku.
Jedno urządzenie do sprzedaży i płatności przy ladzie
Rano przy ladzie ustawia się kolejka Gości, którzy chcą zabrać kawę przed pracą, więc obsługa musi iść sprawnie. Terminal POS All in One od GoPOS łączy system POS, drukarkę i terminal płatniczy w jednej obudowie, więc zamówienie, płatność kartą i paragon obsługujesz na jednym urządzeniu. Możesz je kupić albo wynająć, już od 50 zł miesięcznie, na dowolny okres i bez zobowiązań.
Ile można zarobić na kawiarni?
Jeśli Twoja kawiarnia płaci 6000 zł czynszu, zatrudnia jednego baristę na płacy minimalnej i sprzedaje 100 napojów dziennie, zostaje Ci mniej więcej 11 750 zł miesięcznie przed podatkiem dochodowym i składką zdrowotną. Same koszty stałe pokrywasz już przy około 57 napojach na dzień, a zysk przynosi dopiero każdy kolejny. To nie jest czysty zarobek, bo w przykładzie sam stoisz za barem. Część tej kwoty to zapłata za Twoją pracę. Przy innym czynszu, marży na napoju albo zatrudnieniu wynik też będzie inny.
Założenia przykładu, za które podstawisz własne liczby:
- czynsz 6000 zł miesięcznie (sprawdź oferty dla swojej lokalizacji),
- media, księgowość, prowizje od płatności kartą i pozostałe opłaty stałe 3000 zł miesięcznie,
- marża 9 zł na napoju po odjęciu VAT i kosztu składników (policz ją na swoich recepturach),
- lokal otwarty 30 dni w miesiącu,
- jeden barista na umowie o pracę i Ty za barem razem z nim.
Czynsz i etat baristy to ponad trzy czwarte kosztów stałych w tym przykładzie.
| Koszt stały | Miesięcznie |
|---|---|
| Czynsz | 6000 zł |
| Barista na płacy minimalnej 4806 zł brutto, razem ze składkami pracodawcy | 5790,28 zł |
| Składki społeczne właściciela, preferencyjne, z dobrowolną chorobową | 456,18 zł |
| Media, księgowość, płatności i pozostałe opłaty | 3000 zł |
| Razem | 15 246,46 zł |
Stan na październik 2026. Płaca minimalna według rozporządzenia Rady Ministrów z 11 września 2025 r., stawki składek pracodawcy według biznes.gov.pl, kwoty dla prowadzącego firmę według analizy ZUS o składkach przedsiębiorców w 2026 roku. Rachunek pomija PPK i ubezpieczenie zdrowotne właściciela, którego wysokość zależy od formy opodatkowania.
Kwotę 15 246,46 zł podziel przez 9 zł marży: wychodzi około 1694 napoje miesięcznie, czyli około 57 dziennie. Przy takiej sprzedaży kawiarnia nie zarabia, ale też nie traci. Jeśli codziennie wydajesz 100 napojów, marża z całego miesiąca wynosi 27 000 zł, a po odjęciu kosztów stałych zostaje 11 753,54 zł przed podatkiem dochodowym i składką zdrowotną.
Od 1 stycznia 2027 r. płaca minimalna wzrośnie o 144 zł, do 4950 zł brutto (rozporządzenie Rady Ministrów z 14 września 2026 r.). Etat baristy w tym przykładzie będzie więc kosztował więcej.
Osobno policz pieniądze na start, czyli remont, sprzęt i pierwsze zatowarowanie. Te wydatki opisuje artykuł o kosztach otwarcia kawiarni i jej miesięcznym utrzymaniu.
Ile kaw dziennie sprzedaje kawiarnia?
Nie ma publicznych danych o tym, ile kaw dziennie sprzedaje przeciętna polska kawiarnia. Zamiast szukać punktu odniesienia w statystykach, sprawdź, czy wybrana lokalizacja da Ci tylu Gości, ilu potrzebujesz, żeby przekroczyć próg rentowności. Stań przy lokalu w porannym szczycie i w południe, policz przechodniów i zobacz, ilu z nich wchodzi do pobliskich kawiarni.
Arkusz do policzenia własnego progu rentowności
Każda kawiarnia ma inny czynsz, inne marże i inne godziny otwarcia, więc próg rentowności trzeba policzyć dla konkretnego lokalu. Możesz do tego wykorzystać arkusz rachunku zysków i strat do pobrania od GoPOS, w którym zestawisz dochody i wydatki.
Co zrobić, żeby kawiarnia zarabiała więcej?
Kawiarnia zarabia więcej, gdy rośnie średni rachunek, a koszt składników i pracy pozostaje pod kontrolą. Gość, który do kawy bierze ciasto albo kanapkę, zostawia więcej pieniędzy, a czynsz i pensje się przez to nie zmieniają. Dlatego warto proponować zestawy, na przykład kawę z wypiekiem rano albo z lunchem w południe.
Ceny kawy i mleka się zmieniają, więc marże na pozycjach z karty sprawdzaj co kilka miesięcy, a straty, takie jak wylane mleko czy niesprzedane ciasta, zapisuj na bieżąco. System magazynowy GoPOS śledzi zużycie surowców i przygotowuje raport food costu, więc widzisz, która pozycja w menu zarabia najmniej.
Pensję płacisz także w godzinach, w których przy ladzie nikogo nie ma, dlatego druga osoba za barem powinna pracować wtedy, gdy przychodzi najwięcej Gości.
Program lojalnościowy dla stałych Gości
Do progu rentowności dojdziesz szybciej, jeśli masz bywalców, którzy przychodzą kilka razy w tygodniu. Możesz ich nagradzać za kolejne wizyty, na przykład punktami za każdy zakup. Baza Gości i system lojalnościowy w GoPOS działają razem z kasą, więc karty stałego klienta, vouchery i cashback obsługujesz przy zwykłej sprzedaży.
Dlaczego kawiarnie przestają się opłacać?
Kawiarnia przestaje się opłacać, gdy koszty stałe rosną szybciej niż sprzedaż albo od początku były za wysokie w stosunku do ruchu w okolicy. Czynsz, pensje i rachunki płacisz także w miesiącu, w którym pada deszcz, a studenci wyjechali na wakacje. Jeśli próg rentowności jest wysoko, kilka słabszych tygodni wystarczy, żeby trzeba było dokładać do interesu z własnych oszczędności. Dlatego ryzyko oceniasz przed otwarciem, a nie po pierwszym kwartale.
Kawiarnia zaczyna tracić między innymi wtedy, gdy:
- czynsz jest za wysoki w stosunku do liczby przechodniów,
- otwierasz lokal bez policzonego progu rentowności,
- ceny w karcie nie nadążają za kosztem składników i płacami,
- nie masz rezerwy na pierwsze miesiące, zanim lokal zbierze stałych Gości.
Większość z tych pułapek wychwycisz jeszcze przed podpisaniem umowy najmu, jeśli przygotujesz biznesplan kawiarni krok po kroku, z analizą lokalizacji i wydatków.
Dla kogo własna kawiarnia to dobry pomysł na biznes?
Własna kawiarnia to dobry pomysł na biznes dla osoby, która chce sama pracować za barem i ma rezerwę na pierwsze miesiące działania. W małym lokalu duża część tego, co zarobisz, to zapłata za Twoją pracę. Jeśli zamiast siebie zatrudnisz drugiego baristę, koszty stałe wzrosną o kolejny etat, a próg rentowności przesunie się w górę.
Na początku pomaga ulga na start: przez pierwsze 6 miesięcy prowadzenia firmy nie płacisz składek na ubezpieczenia społeczne, tylko składkę zdrowotną. Potem przez dwa lata możesz je odprowadzać od niższej, preferencyjnej podstawy. Z obu ulg skorzystasz tylko wtedy, gdy zaczynasz działalność pierwszy raz albo wracasz do niej po co najmniej 60 miesiącach przerwy. Nie przysługują też, gdy Twoja firma wykonuje dla byłego pracodawcy to samo, co robiłeś u niego na etacie w roku jej założenia albo rok wcześniej.
Na zarobki z własnej kawiarni możesz liczyć dopiero wtedy, gdy sprzedaż wyraźnie przekroczy próg rentowności. Do tego czasu żyjesz z rezerwy.
Podsumowanie
Zanim podpiszesz umowę najmu, policz próg rentowności dla konkretnego lokalu. W przykładzie z jednym baristą na płacy minimalnej wyszło około 57 napojów dziennie, ale Twoja liczba zależy od czynszu, marży na napoju i liczby etatów. Potem sprawdź na miejscu, czy okolica da Ci tylu Gości, i zaplanuj rezerwę na pierwsze miesiące. Po otwarciu pilnuj średniego rachunku i kosztu składników, bo to one decydują, ile zostanie Ci z każdego dnia sprzedaży.
Skontaktuj się z nami
GoPOS to kompleksowy ekosystem All in One dla gastronomii, z którego korzysta ponad 6000 lokali w Polsce i za granicą. Jako nowoczesny system sprzedażowy POS łączy wszystkie kanały, od kasy i mobilnej obsługi przy stoliku po własny sklep internetowy i platformy dostaw. Jest modułowy i rośnie razem z biznesem, od food trucka po sieć restauracji, a faktury wysyła prosto do KSeF. Wszystkie dane trafiają do wspólnych raportów, które aktualizują się w czasie rzeczywistym i są dostępne z dowolnego miejsca.
Jeśli chcesz sprawdzić, jak pilnować kosztów i marży w swojej kawiarni, umów się na bezpłatną prezentację systemu. Pokażemy, jak dobrać moduły i liczbę stanowisk do Twojego modelu pracy. Wypełnij formularz kontaktowy, a nasz zespół odezwie się do Ciebie i dopasuje rozwiązanie do potrzeb Twojego lokalu.
Najczęściej zadawane pytania
Jakie czynniki wpływają na zyski kawiarni?
Zysk kawiarni zależy od cen w karcie, liczby Gości dziennie, kosztu składników i kosztów stałych, czyli czynszu, pensji i opłat. Lokalizacja decyduje o ruchu, a godziny otwarcia i grafik o tym, ile płacisz za pracę w spokojniejszych porach dnia.
Jaka jest średnia marża w typowej kawiarni?
Nie ma publicznych danych o średniej marży polskich kawiarni. Według GUS rentowność obrotu netto w zakwaterowaniu i gastronomii wyniosła 9,1% w 2025 r. Ten wskaźnik pokazuje jednak zysk całych firm, w których pracuje co najmniej 50 osób. Marżę swojej kawiarni policzysz z receptur: od ceny napoju bez VAT odejmij koszt kawy, mleka, dodatków i opakowania.
Ile kosztuje miesięczne utrzymanie kawiarni?
Mała kawiarnia z jednym baristą na płacy minimalnej i czynszem 6000 zł wydaje miesięcznie około 15 250 zł na koszty stałe, nie licząc kawy, mleka i innych składników. Najwięcej kosztują czynsz i etat, więc Twoja kwota zależy głównie od lokalizacji i tego, ile osób zatrudnisz.
Jak zwiększyć rentowność kawiarni?
Rentowność kawiarni rośnie, gdy Goście kupują więcej przy jednej wizycie, na przykład kawę z ciastem, i wracają do lokalu. Sprawdzaj też regularnie marżę na każdej pozycji z karty i ułóż grafik tak, żeby druga osoba za barem pracowała w godzinach największego ruchu.
Jakie działania marketingowe pomagają zwiększyć zysk kawiarni?
Zysk zwiększysz działaniami, dzięki którym Goście wracają i zostawiają więcej przy jednej wizycie: programem lojalnościowym, zestawami kawy z wypiekiem i sezonowymi napojami w karcie. Uzupełnij też profil w Google o godziny otwarcia i zdjęcia, żeby nowe osoby z okolicy od razu wiedziały, kiedy do Ciebie przyjść.
Jakie błędy najczęściej prowadzą do nieopłacalności kawiarni?
Kawiarnia przestaje się opłacać między innymi wtedy, gdy czynsz jest za wysoki w stosunku do ruchu w okolicy, gdy otwierasz ją bez policzonego progu rentowności albo gdy nie masz rezerwy na pierwsze miesiące. Szkodzi też karta, której ceny nie nadążają za kosztem składników i płacami.