Polska branża urządzeń fiskalnych coraz bardziej się rozwija i odchodzi od kas w postaci sprzętowej, umożliwiając tworzenie kasy fiskalnej w postaci oprogramowania. Od czerwca 2020 roku została wybrana pierwsza grupa właścicieli biznesów do użytku tego rozwiązania, jednak w przyszłości ma to się rozszerzyć. Przeczytaj poniższy artykuł i sprawdź najważniejsze szczegóły związane z wirtualnymi kasami.
Wirtualna kasa fiskalna – czym jest i jak działa?
W porównaniu do dotychczas bardziej znanej kasy fiskalnej, wirtualne kasy fiskalne są oprogramowaniem, które można zainstalować na dowolnym urządzeniu osobistym, jak komputer, tablet czy smartfon. Istotne jest jednak, aby wybrany sprzęt miał opcję wydruku paragonów dzięki podłączonej drukarce. Kasy wirtualne, tak jak kasy fiskalne online wysyłają na bieżąco informacje sprzedażowe z kasy do systemu Centralnego Repozytorium Kas. Możemy wyróżnić dwa rodzaje kas:
- kasy ogólne – służą do prowadzenia standardowej ewidencji sprzedaży, niewymagającej specjalnych funkcji i rozwiązań konstrukcyjnych,
- kasy specjalne – służą do ewidencjonowania skomplikowanej sprzedaży i mają dodatkowe wymagania. Dla przykładu, można wykorzystać ten rodzaj kasy do do sprzedaży leków z funkcją rozliczania recept refundowanych.
Wirtualna kasa fiskalna – ważny krok przed pierwszym użyciem
Jako przedsiębiorca, przed początkiem prowadzenia sprzedaży musisz zrealizować tzw. fiskalizację. To połączenie, które pozwoli na przekazywanie informacji z kasy wirtualnej do Centralnego Repozytorium Kas. Takiej fiskalizacji dokonasz tylko w trybie obsługi kasy, kiedy baza danych kasy nie ma jeszcze żadnych danych – poza unikatowym numerem.
Wirtualna kasa online – wymogi techniczne
Jak większość sprzętów, wirtualna kasa online powinna spełniać kilka ważnych wymogów technicznych. Kwestie techniczne dotyczące zawartości kas, ich zapisu, a także przechowywania danych regulują dwa rozporządzenia. Jest to Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 maja 2020 r. w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania oraz Rozporządzenie Ministra Cyfryzacji z dnia 28 maja 2020 r. w sprawie aplikacji mobilnej służącej do rozliczania opłaty za przewóz osób. Jakie kwestie są istotne, jeśli chodzi o system płatności?
Bezpieczeństwo – system płatności online musi być bezpieczny i odporny na ataki hakerskie oraz phishing. Dane użytkowników, w tym informacje o płatności, powinny być przechowywane w sposób zabezpieczony i poufny,
Skalowalność – system powinien być skalowalny (mieć możliwość powiększenia) i elastyczny, tak aby mógł obsługiwać duże obciążenia i ilość transakcji bez spadku wydajności,
Kompatybilność – wirtualna kasa online powinna działać na różnych platformach i urządzeniach, takich jak komputery, smartfony i tablety oraz być kompatybilna z różnymi systemami operacyjnymi,
Szybkość – transakcje online powinny być przetwarzane w czasie rzeczywistym, aby klienci otrzymywali natychmiastowe potwierdzenie dokonanej transakcji,
Prostota – system powinien być łatwy w obsłudze i intuicyjny dla użytkowników, niezależnie od ich poziomu doświadczenia z płatnościami online,
Dostępność – wirtualna kasa online powinna być dostępna 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, tak aby klienci mogli dokonywać transakcji w dowolnym czasie i miejscu,
Współpraca z różnymi systemami płatniczymi – system powinien współpracować z różnymi rodzajami płatności online, takimi jak karty płatnicze, portfele elektroniczne czy przelewy bankowe, aby klienci mieli wybór sposobu dokonywania płatności.
Wirtualna kasa fiskalna – cena
Wydatek związany z kasą wirtualną zależy tylko od oprogramowania, oczywiście jeśli drukarka lub urządzenie, na którym zdecydujesz się je zainstalować jest już w Twoim wyposażeniu. Jeśli ich nie posiadasz, musisz zapłacić za nie osobno. Cena oprogramowania zależy od abonamentu, który określa producent wirtualnej kasy. Jako właściciel możesz jedynie wybrać okres trwania planu abonamenckiego i to, przez ile będziesz za niego płacił. Jeśli już zdecydujesz się na dane oprogramowanie, będziesz zobowiązany do skonfigurowania sprzętu, na którym ono działa – według zaleceń producenta kas. Pamiętaj, że producent nie wyda Ci także książki serwisowej kasy, a rejestrowanie danych jest przesyłane do Krajowej Administracji Skarbowej. Twoja wirtualna kasa fiskalna powinna posiadać od Prezesa Głównego Urzędu Miar potwierdzenie spełnienia ogólnych warunków, np. bezpieczeństwa, uprawniających do ewidencjonowania sprzedaży.
Kasa fiskalna wirtualna – dla kogo?
Ci, którzy mogą używać kas wirtualnych zostali wymienieni w rozporządzeniu Ministerstwa Finansów i są związani m.in z usługami:
- przewozu osób samochodem osobowym, w tym taksówką,
- wynajmu samochodów osobowych z kierowcą,
- hotelarskimi i związanymi z zakwaterowaniem,
- obiektów noclegowych turystycznych i miejsc krótkotrwałego zakwaterowania,
- restauracji i pozostałych placówek gastronomicznych,
- cateringu,
- przygotowywania i podawania napojów,
- pozostałych usług gastronomicznych.
Kasa fiskalna wirtualna w postaci oprogramowania to innowacyjne i przyszłościowe rozwiązanie. Wraz z nowoczesnymi rozwiązaniami dostępnymi na rynku jeszcze bardziej usprawni dotychczasową sprzedaż, a także wesprze zarządzanie przedsiębiorstwem. Już wkrótce wirtualna kasa fiskalna będzie dostępna w GoPOS, a póki co zachęcamy do sprawdzenia nowoczesnych rozwiązań sprzedażowych, które mamy obecnie.
